Dokumentenerfassung und Dokumentenverarbeitung

K1024 vysoft tools icon Capture 97x97 webMit der Capturing-Plattform von Ephesoft verwandeln wir Papier und elektronische Dokumente schnell und sicher in wertschöpfende Informationen, die Geschäftsvorfälle werden mit MS SharePoint effizient unterstützt - unsere Software Lösungen nutzen die Synergieeffekte

platinumpartnerslogoEphesoftEphesoft macht unstrukturierte Daten verwertbar - unabhängig davon, über welche Eingangskanäle oder Formate diese eingehen:

  • in Papier über Scanner oder Multifunktionsgeräte,
  • elektronisch per E-Mail oder Fax,
  • über mobile Geräte oder aus Verzeichnissen.

Die Verarbeitung erfolgt hoch automatisiert, so dass kaum manuelle Daten eingeben werden müssen. Die gewonnenen Informationen fließen direkt in die vysoft Lösungen ein (siehe: vysoft Lösungsportfolio).


Folgende Grundfunktionen der Capturing Plattform Ephesoft sind für unsere Anwendungen besonders interessant:

  • Unterstützung diverser Eingangskanäle inkl. E-Mail, Smartphone, Tablet etc.
  • Input für Papier + elektronische Dokumente
  • Dokumenten-Trennung
  • Dokumenten-Klassifizierung
  • Barcode-Erkennung
  • Texterkennung und Datenbank-Abgleich
  • Konvertierung ins gewünschte Format wie PDF/A
  • Übergabe an gewünschte Zielsysteme
  • Reporting Dashboard z.B. zu Datendurchsatz und Fehler

Nachfolgend sind drei beispielhafte Anwändungsfälle beschrieben, um die unterschiedlichen Facetten von Dokumentenerfassung und Dokumentenverarbeitung aufzuzeigen.


Anwendungsfall 1: Initiale Befüllung einer elektronischen Akte

Hintergrund

Die elektronische Akte ist derzeit eines der Top-Themen im Kontext der Digitalisierung. Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Jeder der eine E-Akte einführt, muss sich mit der initialen Befüllung des Systems auseinandersetzen. Häufig sind bereits große Datenmengen im Form von Papierakten - bestehend aus einer Vielzahl einzelner Dokumente/Dokumenttypen - vorhanden, die es zu überführen gilt. Neben der reinen Datenmenge sind das Erkennen der Dokumenttypen sowie der Dokumentgrenzen wesentliche Komplexitätstreiber. Der Dokumenttyp hat Einfluss auf die Sichtbarkeit innerhalb der elektronischen Akte. Ein Gesundheitszeugnis sollte beispielsweise nur für einen eingeschränkten Benutzerkreis innerhalb einer E-Personalakte zugänglich sein. 

Lösung

Der Aufwand für die initiale Befüllung einer E-Akte kann durch folgende Capturing Funktionalitäten erheblich reduziert werden:

  • Input für Papier (gescannte Dokumente)
  • Dokumenten-Trennung
  • Dokumenten-Klassifizierung
  • Konvertierung ins gewünschte Format wie PDF/A

Vorgehensweise

  • Vorbereitung: Anlernen der Dokumenttypen durch Ephesoft
  • Scannen einer Papierakte. Der Aufruf des Scanvorgangs erfolgt aus der elektronischen Akte, hierdurch ist das Ablage-Ziel bereits festgelegt
  • Ephesoft erkennt die Dokumenttypen und die Dokumentgrenzen
  • Bearbeitung etwaiger Fehlerfälle. Hierfür bietet Ephesoft eine sehr effiziente Benutzeroberfläche an, um Dokumenttypen bzw. -grenzen manuell zu korrigieren
  • Übernahme in die elektronische Akte unter Berücksichtigung des Dokumententyps in Form eines PDF/A Dokumentes (siehe: vysoft PVS)

Vorteil

Die Capturing-Lösung von Ephesoft erkennt die Dokumenttypen im Regelfall (> 90%). Durch die Integration von Ephesoft und MS SharePoint lässt sich der Aufwand für die Initialbefüllung einer Akte (bestehend aus ca. 50 Dokumenten) auf wenige Minuten reduzieren - anstelle von meheren Stunden.


Anwendungsfall 2: laufende Ergänzung einer elektronischen Akte

Hintergrund

Trotz E-Akte werden immer wieder Dokumente gedruckt oder versendet, falls diese beispielsweise unterschrieben oder ergänzt werden sollen. Diese Dokumente sollen möglichst effizient wieder in den Kontext des Aktensystems übernommen werden können.

Lösung

Der Aufwand für die laufende Befüllung einer E-Akte kann durch folgende Capturing Funktionaliäten erheblich reduziert werden:

  • Unterstützung diverser Eingangskanäle inkl. E-Mail, Smartphone, Tablet etc.
  • Input für Papier + elektronische Dokumente
  • Barcode-Erkennung
  • Texterkennung und Datenbank-Abgleich

Vorgehensweise

  • Vorbereitung: Bereitstellung von Templates, die Barcodes zur Aktennummer und dem Dokumententyp enthalten
  • Unter der Voraussetzung, dass das Dokument auf der Vorlage basiert, kann die Ablage direkt über einen Scanner/Multifunktionsgerät, per Mail oder über ein Netzwerklaufwerk erfolgen
  • Ephesoft überwacht die Eingangskanäle, erkennt die Barcodes und entnimmt die Aktennummer sowie den Dokumententyp
  • Übergabe an das Aktensystem und vollautomatisierte Ablage  (siehe: vysoft PVS)

Vorteil

Die Capturing-Lösung von Ephesoft erkennt die Aktennummer und den Dokumententyp in nahezu 100% der Fälle. Die Ablage erfolgt per E-Mail, Netzwerklaufwerk oder per Stockwerksdrucker in wenigen Sekunden.


Anwendungsfall 3: Rechnungseingangsmanagement

Hintergrund

Neben der Aufbewahrung von Unterlagen in digitaler Form und elektronischen Akten setzen Unternehmen und Einrichtungen zusehends auf das komplett digitale Rechnungseingangsmanagement.

Lösung

Der Aufwand für das Rechnungseingangsmanagement kann durch folgende Capturing Funktionalitäten erheblich reduziert werden:

  • Unterstützung diverser Eingangskanäle inkl. E-Mail, Smartphone, Tablet etc.
  • Input für Papier + elektronische Dokumente
  • Texterkennung und Datenbank-Abgleich

Vorgehensweise

  • Die Rechnungen können über eine Scanner, Multifunktionsgerät, per Mail oder Netzwerklaufwerk an das Rechnungseingangsmanagement übergeben werden
  • Ephesoft erkennt Dokumenttypen (Rechnungen, Anhänge) und liest die wesentlichen Informationen aus (z.B. Brutto-, Nettobetrag, Lieferantenkennung, Rechnungsnummer, Steuerkennzeichen, Kostenstelle, etc.)
  • Übergabe an den Rechnungseingangsworkflow - auf Basis MS SharePoint (siehe: vysoft REV)
  • Manuelle Nachbearbeitung/ Routing
  • Diverse Freigaben
  • Buchung
  • Archivierung

Vorteil

Die Capturing-Lösung von Ephesoft erkennt die relevanten Beträge und Rechnungsstammdaten, diese werden für das Routing bzw. für die weitere Bearbeitung der Rechnung verwendet. Der MS SharePoint-Workflow sorgt dafür, dass die Rechnungsbearbeitung effizient, nachvollziehbar und sicher abgewickelt wird.


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