Software zur Raumreservierung und Verwaltung von Ressourcen für eine effiziente Organisation von Meetings

Besprechnungen mit der vysoft RMS Raumreservierung erfolgreich planen und durchführen

Die Planung und Durchführung von Schulungen oder Meetings wird mit vysoft RMS hilfreich unterstützt. Die Raumauswahl nach bestimmten Kriterien, die Raumbelegung mit gewünschten Sitz- oder Stehplätzen sowie deren spezifische Aufstellung, die technische Ausrüstung oder auch die Verköstigung können schnell und bequem über das System der Raumreservierung organisiert werden. Das integrierte Gästemanagement informiert Veranstalter und Empfang über den Teilnahmestatus der Gäste. Eine angebundene digitale Beschilderung über Touch-Panel-Displays informiert und leitet alle Teilnehmer von der Eingangshalle bis zum Meetingraum.

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Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unsere Software zur Raumreservierung und Ressourcenverwaltung sowie zur effizienten Organisation von Besprechungen!

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Eine moderne Ressourcenbuchung nahtlos integriert in Ihre Microsoft 365 bzw. MS Teams Infrastruktur

Mit der vysoft RMS Raumreservierung stets im Vorteil:

Die vysoft Raumreservierung sowie viele andere vysoft Anwendungen für etliche Einsatzbereiche lassen sich unkompliziert in Ihr Intranet integrieren - alles im gleichen Look & Feel! Die Vorteile liegen auf der Hand:

Raumauslastung steigern, Ausgaben senken

Konflikt-Vermeidung, Aufwands-Minderung

Teilnehmer informieren und leiten

Verkostung und Medien vorbereiten

Buchungen direkt und sofort

Wesentliche Funktionen der vysoft Raumreservierung im Überblick

Übersicht der Raumbelegung in grafischer Darstellung
In einer Tages-, Wochen, Monats- oder Listenansicht wird die Auslastung der Räume übersichtlich dargestellt.
Bearbeitbare Raumreservierung
Übersichtlich gestaltetes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsworkflow
Genehmigung werden organisations- und rollenspezifisch berechtigt
Smarte Suchanfragen
Im Reservierungsformular könnnen verschiedene Eigenschaften, wie beispielsweise barrierefrei, Raumgröße, Bestuhlung, Medienausstattung ausgewählt werden. Als Ergebnis werden dann nur buchbare Räume angezeigt, die den vorher ausgewählten Kriterien entsprechen.
Wiederkehrende Termine
Bei Serienterminen, wie wochentliche Jour Fix oder monatliche Bereichsleitermeetings, wird die Raumverfügbarkeit bei der Buchung für alle notwendigen Termine direkt berücksichtig und strukturiert angezeigt.
Raumverknüpfung
Mehrere Räume können einzeln oder verknüpft gebucht werden
Catering
Im Buchungsformular können verschiedene Verköstigungsmöglichkeiten ausgewählt werden. Mit der Buchungsanfrage wird direkt eine Benachrichtigung an die Kantine oder den Caterer gesandt.
Teilnehmerorganisation
Direkt aus dem Raumreservierungs-System können Einladungen an die Besucher gesandt und der Empfang dieser gemanaget werden
Abrechnungsmodul
Gegebenenfalls anfallende Kosten für eine Raumnutzung und/oder die Bewirtung können direkt abgerechnet werden
Bestuhlungsmanagement
Mit der Buchungsfreigabe kann die gewünschte Bestuhlung direkt beauftragt werden. Das Facility Management erhält direkt eine Beauftragungsnachricht mit der Bestellung, unter Berücksichtigung von Umbauzeiten.
IT-Ausstattung
Benötigte Medien und Technik werden direkt im Buchungsformular bestellt und ggf. nach benötigter Freigabe automatisch in den entsprechenden Abteilungen bestellt.
Dokumentenmanagement
Ein unkompliziertes Ablagesystem per Drag&Drop erleichtert den Austausch benötigter Unterlagen, wie beispielsweise eine Agenda oder benötigte Unterlagen zur Vorbereitung
Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
Per Email oder Aufgabenliste
Standardisierte Einladungen
Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt)
Workflowverwaltung und Aufgabenübersicht
E-Mail Service mit MS Outlook Einbindung
Inklusion von MS Office Anwendungen
Aussagekräftige Statistiken
Beispielsweise zur Auslastung und Bedarfsanalyse
Verschiedene Hostingmöglichkeiten
Die Applikation ist über das eigene Intranet oder als Cloud-Lösung verfügbar
Single Sign On
Anbindung an firmeneigene Active Directory

Wichtige Eigenschaften der vysoft Software zur Raumreservierung

Räumlichkeiten finden

Schnell und unkompliziert den passenden Raum finden und reservieren. Die Terminauswahl verfügt über eine Tages-, Wochen-, Monats- oder Listen-Ansicht

Intelligente Raumreservierung

Nach der Auswahl gewünschter Raumeigenschaften (z.B. Kapazität, barrierefrei, Bestuhlungs- oder Ausstattungsoptionen) werden nur Zimmer zur Auswahl angezeigt, die vefügbar sind und die ausgewählten Kriterien erfüllen.

Serientermin schalten

Nach Auswahl des Wiederholungsrytmus und Terminzeitraums werden verfügbare Räume übersichtlich dargestellt

Dependancen und Räumlichkeiten bearbeiten

Standorten und Zimmer können vielfach angelegt und passgenau konfiguriert werden

Kopplungsräume buchen und managen

Zwei oder mehrere Räume können als Kopplungsraum reserviert werden. Bei der Reservierung eines Kopplungsraums wird die Belegung der Bestandteile und umgekehrt geprüft

Gäste einladen

Teilnehmer - egal ob intern oder extern - werden mittel einer automatisch bei der Reservierung erstellten E-Mail eingeladen. Die E-Mail-Einladungen werden über ein standardisiertes iCalender Format versendet, der Status der Eingeladenen ist jederzeit sichtbar

Essen & Trinken bestellen

Das Catering der Teilnehmer kann schnell und einfach im Buchungsformular orgnisiert werden. Je nach Kundenwunsch kann aus verschiedenen Verpflegungsoptionen ausgewählt werden. Bei der Raumreservierung kann automatisch eine Bestellung an die Kantine oder einen im System hinterlegten Caterer erfolgen oder ein Genehmigungsprozess in Gang gesetzt werden

Raumreservierung freigeben

Bei Buchungen die Kosten beispielsweise für Verpflegung oder externe Räume erzeugen, kann automatisch ein Genehmigungsverfahren in Gang gesetzt werden