Max-Planck-Institut für Astronomie mit vysoft Software zur Raumverwaltung und vypad Displays ausgestattet

vysoft Raum-Management-System und vypad Displays optimal kombiniert.

Grünwald, August 2017. Mit vysoft RMS werden von rund 350 Benutzern des Max-Planck-Instituts für Astronomie (MPIA) Räume und Ressourcen verwaltet sowie Meetings organisiert. Zudem wurden 11 Räume, vom Seminarraum über einen Hörsaal bis hin zum Auditorium mit vypad Displays ausgestattet, über die direkt vor Ort eine Raumbuchung möglich ist, der Zugang mit QR Code geregelt oder einfach nur die Raumbelegung angezeigt wird.

Das vysoft RMS hilft den Benutzern des MPIA bei der Organisation von Räumen und deren Ausstattung. Über das Reservierungssystem kann die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder auch die Verpflegung geplant und verwaltet werden.

Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über den Teilnahmestatus der Gäste. Die angebundenen Raumbeschilderungen und Besucherinformationsdisplays informieren und leiten Gäste und Mitarbeiter des Max-Planck-Institut für Astronomie.

Die Einführung der vysoft Software zur Raumverwaltung soll rund 70 % des Administrationsaufwands des Instituts reduzieren und wegen seiner standardisierten Infrastruktur bietet es eine 100 % Nachvollziehbarkeit sowie niedrige Betriebskosten.

Raumbuchung

Das vysoft Raum-Management-System unterstützt 3 Varianten zur Suche bzw. Buchung eines Raumes:

  • Raumreservierung via Kalenderansicht inklusive Färbung der eventuellen Rüstzeiten oder der Buchungen mit/ ohne externe Gästen.
  • Intelligente Raumsuche/Buchung - mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen und verfügbar sind (beispielsweise: Barrierefreiheit, Mindestgröße, Bestuhlungsoption, vorhandene Ausstattung).
  • Serienbuchung - wiederkehrende Ereignisse können effizient verwaltet werden. Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit an den jeweiligen Terminen übersichtlich dargestellt

Funktionen

  • Suche nach freien Räumen, Auswahl eines freien Raumes, Anlegen einer Buchung für den gewählten Raum
  • Speichern von Teilnehmernamen an einer Buchung. Jeder Teilnehmer, für den eine Emailadresse eingegeben ist, bekommt eine Information per E-Mail zugesendet
  • Anzeige der Buchungsbestätigung mit Druckfunktion, Emailversand der Buchungsbestätigung an den Buchenden und ggf. an den Veranstalter.
  • Buchungen kann der Benutzer für sich anlegen oder für jeden anderen Benutzer des Accounts (bei Einschaltung des Feldes Veranstalter durch den Account-Administrator bei den Parametern)
  • Belegungsübersicht mit Skalierungsstufen Monat, Woche, Tag und Selektionsmöglichkeiten sowie nach Raumnamen und Gebäude
  • Ändern von eigenen Buchungen (Ändern von Raum, Teilnehmern, ggf. Veranstalter, Thema und Bemerkung)
  • Stornieren von eigenen Buchungen (innerhalb der Stornierungsfrist, die vom Account-Administrator auf 0 gesetzt werden kann)
  • Anlegen von Serienbuchungen

Anbindung

vysoft RMS basiert auf einer MS Infrastruktur und kann deshalb einfach an einen Exchange Mailserver sowie an das Active Directory angebunden werden. Im Kontext einer Raumreservierung in vysoft RMS können interne und externe Gäste per E-Mail eingeladen werden. Der Teilnehmerstatus der eingeladenen Personen ist im Kontext der Reservierung ersichtlich.

Der Buchende und gegebenenfalls der Veranstalter erhalten die Einladungs-Antworten zusätzlich in ihren persönlichem E-Mail-Postfach. Mit der Einladung wird ein QR-Tag erzeugt und an alle Teilnehmer versendet. Für externe Teilnehmer kann ein individueller WLAN-Code generiert und im Rahmen der Einladung mitgegeben werden.