Mit dem Personal-Verwaltungs-System (PVS) werden die Inhalte und Abläufe des Personalwesens optimiert. In der digitalen Personalakte können Stammdaten, Tätigkeitsprofile, Dokumente, Formulare, Arbeitszeitprofile, Arbeitszeitsmeldungen, Abwesenheiten, Dienstpläne, Weiterbildungen sowie E-Mails und Wiedervorlagen im Kontext eines Mitarbeiters abgelegt und nachvollzogen werden. Zudem lassen sich die Abläufe abteilungsübergreifend automatisieren, sodass der aktuelle Status und die Verantwortlichkeiten rund um die Personalprozesse jederzeit transparent und nachvollziehbar bleiben.

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Vorteile durch die Nutzung einer digitalen Personalakte auf Basis MS SharePoint

Orchestrieren Sie die Personalprozesse als integralen Bestandteil Ihrer Intranet Funktionalität. vysoft PVS gewährleistet rollenbasierte Zugriffsrechte und sichert Datenschutzkonformität. Der Status der Aktivitäten ist jederzeit nachvollziehbar und wird im System protokolliert.
Software: Komplexität und Durchlaufzeiten verbessern

Komplexität und Durchlaufzeiten reduzieren

Software: Transparenz  und Nachvollziehbarkeit in den Personalprozessen

Transparenz und Evidenz verbessern

Papier und elektronische Dokumente schnell und sicher in wertschöpfende Informationen verwandeln

Dokumente in Informationen verwandeln

Software: digitale Personalakte als Teil des Intranets

Personal-Prozesse integrieren

Software: rechtssicherer Datenschutz digitale Personalakte

Datenschutz und Zugang gewährleisten

Wesentliche Eigenschaften der digitalen Personalakte auf einen Blick

  • Digitale Akte je Mitarbeiter
    Eine Akte je Mitarbeiter: Stammdaten, Tätigkeitsprofile, Dokumente, Formulare, Aufgaben, Workflows, E-Mail Historie, Arbeitszeitprofile, Arbeitszeitsmeldungen, Abwesenheiten-Kalendarium, Dienstplan, Mitarbeiterentwicklung und Wiedervorlagen
  • Digitale Akte je Organisationseinheit
    Eine Akte je Einrichtung, Referat, Abteilung, Fachbereich, Ressort oder Mandant: Stammdaten, Dokumente, Aufgaben, E-Mail Historie, Dienstplan, Mitarbeiterübersicht, Status der Arbeitszeitmeldungen, Abwesenheiten-Kalendarium, Fortbildung und Wiedervorlagen
  • Kundenspezifische Abbildung der Personalprozesse
    Automatisierung der Abläufe: Bewerberauswahl, Onboarding, Änderung Stamm- & Vertragsdaten, Austritt, Schwangerschaftsmeldung, Urlaub und sonstige Abwesenheiten, etc.
  • Flexibles Rollen-/ Berechtigungskonzept
    Zugriffsrechte werden abhängig vom Verantwortungsbereich (Rolle) bzw. von der Organisationseinheit, vom Thema oder vom Dokumententyp vergeben. Mitarbeiter können temporär über den Akteneinsichtsbereich lesenden Zugriff auf die eigene Akte erhalten
  • Intelligente Such- und Filterfunktionen
    Mit Volltextsuche in digitalisierten Dokumenten
  • Umfassende Wiedervorlagen-Funktion
    Termingesteuerte Email-Benachrichtigung mit Verknüpfung in die digitale Akte bzw. den Vorgang
  • Aufgabendelegation
    Email-Benachrichtigung mit Verknüpfung in die digitale Akte bzw. den Vorgang
  • Integriertes Dokumenten Management
    Papier und elektronische Dokumente schnell und sicher in wertschöpfende Informationen wandeln
  • Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
    Per Email oder Aufgabenliste
  • MS Outlook Plugin
    E-Mails mit unserem Outlook-Plugin ganz einfach im Kontext einer digitalen Akte ablegen
  • MS Office/ Word Anbindung
    Bei der Erstellung eines Dokumentes werden die Felder automatisch aus der digitalen Akte in Form von Schnellbausteinen übernommen. Dokumentenvorlagen können zentral gepflegt werden.
  • Aussagekräftige Auswertungen/ Statistiken
    Beispielsweise zu den Personalstammdaten oder zu den Durchlaufzeiten
  • Verschiedene Hostingmöglichkeiten
    Die Applikation ist über das eigene Intranet oder als Cloud-Lösung verfügbar
  • Single Sign On
    Anbindung an das firmeneigene Active Directory

Wesentliche Aktivitäten, die durch unsere digitale Personalakte unterstützt werden

Software digitale Personalakte: Prozesse optimieren

Arbeitsabläufe koordinieren und automatisieren

Von der Bewerberauswahl, dem Onboarding, Vertragsanpassungen bis hin zum Austritt - jeder Prozess wird kundenindividuell konfiguriert und ist effizient und nachvollziehbar in vysoft PVS abgebildet
Software digitale Personalakte: Organisationsstruktur, Restrukturierungen

Organisationsstrukturen abbilden und Restrukturierungen umsetzen

Die Aufbauorganisation und daraus resultierende Berechtigungen können ganz einfach im System abgebildet werden. Für Änderungen in der strukturellen Zuordnung einer Person oder einer Organisationseinheit stehen integrierte Skripte zur Verfügung.
Software digitale Personalakte: Formularwesen

Digitale Formulare abbilden

Für Urlaubs-/ Gleitzeitanträge, Schwangerschaftsmeldungen, Formulare von Mitarbeitervertretung/ Betriebsrat etc. stehen digitale Formulare im Self-Service Bereich zur Verfügung. Die Genehmigung/ Information erfolgt auf Basis der Organisationsstruktur und ist jederzeit nachvollziehbar
Software digitale Personalakte: Abwesenheiten, Urlaub beantragen, Krankmeldungen

Urlaube und sonstige Abwesenheiten planen und nachhalten

In der Personalakte wird die individuelle Abwesenheit protokolliert, in der organisationsspezifischen Akte erhält man eine Übersicht der Abwesenheiten für die zugeordneten Mitarbeiter
Software digitale Personalakte: Anschreiben und Serienbriefe erzeugen, Schneelbausteine

Anschreiben und Serienbriefe erstellen

Dokumentenvorlagen stehen zentral zur Verfügung. Die Stammdaten der Adressaten werden automatisch aus der digitalen Akte übernommen und die erzeugten Dokumente in der digitalen Akte abgelegt
Software digitale Personalakte: Dokumente Scannen, verarbeiten

Dokumente erfassen und verarbeiten

Mit der Capturing-Plattform von Ephesoft verwandeln wir Papier und elektronische Dokumente schnell und sicher in wertschöpfende Informationen
MS SharePoint digitale Personalakte: Helpdesk Integration

Mitarbeiter entwickeln

Mitarbeitergespräche, Weiter- und Fortbildungsmaßnahmen planen und dokumentieren
Software digitale Personalakte: Dienstpläne erstellen, Schichten, Skill

Dienstplan erstellen

Den Personaleinsatz unter Berücksichtigung von Abwesenheiten und Arbeitszeitprofilen planen
Software digitale Personalakte: Zeiterfassung

Arbeitszeiten erfassen und prüfen/ genehmigen

Arbeitszeiten erfassen, Arbeitszeitmeldungen genehmigen und weiterleiten, Rückstellungen für Personalaufwand managen
Software digitale Personalakte: Reporting und Auswertungen

Auswertungen erstellen

Flexibles Berichtswesen, z.B. zum Personalstand oder zum Status der Personalprozesse

vysoft PVS - Zugriffsebenen

Personalakte

Zugriffsebene digitale Personalakte
  • Für PVS-Anwender
  • Schreibzugriff
  • Digitale Akte je Person - Zugriff jeweils nur auf die Akten/ Inhalte entsprechend Berechtigung

Orga-Akte

Zugriffsebene digitale Organisations-Akte, administrative Akte
  • Für PVS-Anwender
  • Schreibzugriff
  • Digitale Akte je Organisationseinheit - Zugriff jeweils nur auf die Akten/ Inhalte entsprechend Berechtigung

Self-Service

Zugriffsebene Self Service
  • Für alle Mitarbeiter
  • Schreibzugriff auf die Formularfelder
  • Die Stammdaten aus den Akten werden zur Initialisierung der Formulare genutzt

Akteneinsicht

Zugriffsebene Akteneinsicht
  • Für alle Mitarbeiter
  • Lesezugriff
  • Temporäre Einsichtnahme der eigenen Personalakte - muß vom Personalreferenten freigegeben werden

Produkt-Screenshots vysoft PVS

Stammdaten, Tätigkeitsprofile, Dokumente, Formulare, Aufgaben, Workflows, E-Mail Historie, Arbeitszeitprofile, Arbeitszeitsmeldungen, Abwesenheiten-Kalendarium, Mitarbeiterentwicklung und Wiedervorlagen

Software digitale Personalakte: Eine fixe Header-Zeile und themenspezifische Aktenreiter

Fehltage erfassen, Krankmeldungen, Urlaubsmeldung, Arbeitsunfähig mit Nachweis, Arbeitsunfähig ohne Nachweis, Sonderurlaub

Software digitale Personalakte: Abwesenheitsmanagement

Urlaubsantrag, Schwangerschaftsmeldung, Gleitzeitantrag, Self-Service

Software digitale Personalakte: der Self-Service Bereich und das zentrale Formularwesen

Stammdaten, Dokumente, Aufgaben, E-Mail Historie, Dienstplan, Mitarbeiterübersicht, Status der Arbeitszeitmeldungen, Abwesenheiten-Kalendarium, Fortbildung und Wiedervorlagen

Software digitale Personalakte: die organisationsspezifische Akte (Administrative Akte)