Die wichtigsten Anforderungen an eine digitale Personalakte

Folgende Funktionen werden im Kontext einer Personalverwaltungssoftware immer wieder spezifiziert

  • Datenschutz und Zugriffskontrolle: Die Lösung muss sicherstellen, dass nur die Personen(gruppen) Zugriff auf Daten haben, die auch im Rahmen des Berechtigungskonzepts dafür vorgesehen sind
  • Revisionssicherheit: Änderungen an Datensätzen müssen stets protokolliert werden und über eine Versionshistorie transparent und wiederherstellbar sein
  • Berechtigungskonzept: Das Berechtigungskonzept soll nach der Organisationsstruktur ausgerichtet werden können
  • Die wesentlichen Personalprozesse müssen unterstützt werden: z.B. Bedarfs- und Stellenverwaltung (Stellen-Management), Bewerberauswahl (Bewerber-Management), Onboarding, Vertragsänderungen. Arbeitsabläufe im Kontext von Personalplanungsprozessen, Personalbeschaffungsprozessen, Personaleinsatzprozessen sowie Personalwirtschaftlichkeitsprozessen sollen mit technischen Workflows abgebildet bzw. automatisiert werden können
  • Bewertung: Mitarbeiterbewertungen bzw. Leistungsbeurteiltungen sollen über das System verwaltet bzw. durchgeführt werden können
  • Mitarbeiterbewertungen bzw. Leistungsbeurteiltungen sollen über das System verwaltete bzw. durchgeführt werden können
  • Single Sign-On: Das System soll an das Active Directory (Unternehmensverzeichnis) angebunden werden können, sodass kein separater Login notwendig ist und Stammdaten übernommen werden können
  • Self Service: Das System solle den Mitarbeitern einen Bereich zur Verfügung stellen, in denen sie manche Prozesse selbst starten können um z.B. Schwangerschaften, Adressänderungen selbstständig melden zu können.
  • Drag & Drop Funktionalität für Dokumente: Die in der grafischen Oberfläche angezeigten Dokumentenbibliotheken müssen die Möglichkeit bieten, Dokumente per Drag & Drop vom Windows Explorer in die Akte ziehen zu können und einer Kategorie zuzuordnen
  • Web-Formulare: Für diejenigen Informationen, die elektronisch erfasst werden, müssen Webformulare zur Verfügung gestellt werden. Diese müssen sowohl Pflichtfelder als auch noch zu definierende Plausibilitätsprüfungen abbilden können
  • Mandatenfähigkeit: Die Personalverwaltungssoftware soll für Gesellschafts- bzw. Geschäftsfeldspezifische Anforderungen abbilden können
  • Mail-Service: Das System muss eine integrierte Möglichkeit bieten, MS-Outlook E-Mails in die Akte verschieben zu können, damit diese zentral und im Zusammenhang mit der e-Personalakte zur Verfügung stehen
  • Scan & Capture-Service: Das System muss eine Möglichkeit bieten, das Scannen und Zuordnen von mehreren Dokumenten zu einer Personalakte zu vereinfachen
  • Quick-View: An einer zentralen Stelle soll eine Übersicht über alle Organisationseinheiten & Mitarbeiter verfügbar sein. Diese Ansicht darf nur einem berechtigen Personenkreis zur Verfügung stehen. Mögliche Inhalte sind hierbei alle Mitarbeiter gegliedert nach Organisations-Zugehörigkeit und/oder Status
  • Export-Service: Das System soll in der Lage sein, Personaldaten über eine fest definierte File-Schnittstelle exportieren zu können
  • Import-Service: Das System soll eine Import-Funktionalität zur Verfügung stellen, welche z.B. ein CSV-File entgegen nimmt. Aus dieser Datei müssen dann automatisiert Akten für die Personen generiert werden können
  • Das System soll über eine umfangreiche Auswertungsfunktionalität verfügen
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