Die wichtigsten Anforderungen an ein Fuhrparkmanagement

Folgende Funktionen werden im Zusammenhang mit Flottenmanagement Software immer wieder spezifiziert:

  1. Fahrzeuge müssen angelegt bzw. konfiguriert werden können. Hierfür sollen Auswahllisten zur Verfügung stehen, die durch den Anwendungs-Administrator gepflegt werden können und die Auswertbarkeit verbessern

  2. Im Zusammenhang mit der Fahrzeugverwaltung sollen Dokumente abgelegt werden können, z.B. gescannte Kaufverträge, Rechnungen, Fahrzeugpapiere, TÜV-Zertifikate, etc.

  3. Im System müssen Schäden und Mängel protokolliert werden können.

  4. Leasingverträge sollen verwaltet werden können. Für den nahenden Ablauf eines Leasingvertrages soll es eine Erinnerungsfunktion geben.

  5. Bei der Neuauswahl eines Firmenwagens soll die Position des Mitarbeiters berücksichtigt werden, sodass nur bestimmte Fahrzeugtypen/-klassen zur Auswahl stehen.

  6. Reparaturkosten, Tankkosten, sonstige Kosten sollen verwaltet und ausgewertet werden können. Für die gängigen Tankkarten soll es Import-Schnittstellen geben (z.B. per CSV-Datei).

  7. Terminüberwachung: Im System sollen Termine hinterlegt werden können (Reifenwechsel, TÜV oder ASU  fällig, Verfallsdatum Verbandskasten abgelaufen, etc.). Die Einhaltung dieser Termine soll  über eine Erinnerungsfunktion (z.B. per Mail) unterstützt werden.

  8. Das System soll über ein abgespecktes Fahrtenbuch verfügen, um die Nachvollziehbarkeit von Fahrleistungen zu gewährleisten.

  9. Die Reservierung von Fahrzeugen muss einfach möglich sein und zusätzliche Attribute, wie beispielsweise "dienstlich oder privat" beinhalten.

  10. Die Personen-/ Fahrerverwaltung soll mit dem Active-Directory (Unternehmens-Personenverzeichnis) verknüpft sein.

  11. Die Führerscheinklassen der potentiellen Fahrer sollen verwaltet werden können.

  12. Das System soll eine regelmässigen Bestätigungsprozess zur Validierung der Führerscheine unterstützen, z.B. elektronische Führerscheinkontrolle mittels LapID.
     
  13. Im Zusammenhang mit der Reservierung soll geprüft werden, ob die Person noch einen gültigen Führerschein für das Fahrzeug besitzt.

  14. Führerscheinkopien oder andere Dokumente sollen im Kontext eines Fahrers abgelegt werden können.

  15. Ordnungswidrigkeiten und Schäden, die durch einen Fahrer verursacht wurden, sollen in der Fuhrparkverwaltung hinterlegt werden können.

  16. Das System soll über umfangreiche Auswertungsfunktionalitäten verfügen.

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