Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings
Meetings effizienter planen und organisieren mit dem vysoft RMS Raumbuchungssystem
Das vysoft RMS hilft Ihnen bei der Organisation von Räumen und deren Ausstattung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder auch die Verpflegung planen und verwalten. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über den Teilnahmestatus der Gäste. Die angebundenen Raumbeschilderungen und Besucherinformationsdisplays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.
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+49 (0)89 - 700 744 070
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Vorteile durch den Einsatz von vysoft RMS
Integrieren Sie die Raumverwaltung perfekt in Ihr Intranet. Im gleichen Look & Feel wie weitere Funktionalitäten, beispielsweise der Fuhrparkverwaltung, der Zeiterfassung, der Rechnungseingangsverwaltung oder beliebigen anderen vysoft Lösungen. Der Nutzen ist offensichtlich:
Räume auslasten, Kosten senken
Konflikte vermeiden, Aufwand reduzieren
Mitarbeiter und Gäste informieren
Catering und Technik organisieren
Vorort und Adhoc Buchen
Wichtigste Funktionen der Software zur Raumverwaltung
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Graphische Belegungsübersicht
Strukturierte Darstellung von Räumen und deren Auslastung - in einer Tages-, Wochen, Monats- oder Listenanscht -
Konfigurierbare Raumreservierung
Gegliedertes Buchungs-Formular mit integriertem Genehmigungsworkflow -
Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
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Intelligente Raumsuche
Mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen (beispielsweise: barrierefrei, Mindestgröße, Bestuhlungsoption, vorhandene Ausstattung) und verfügbar sind -
Serientermine
Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit an den jeweiligen Terminen übersichtlich dargestellt -
Kopplung
Räume können einzeln oder im Verbund gebucht werden -
Bewirtung
Integrierte Organisation der Verpflegung - inklusive Benachrichtigungsfunktion für die Kantine bzw. den Caterer -
Besuchermanagement
Einladungen und den Empfang der Gäste arrangieren -
Abrechnungsfunktionalität
Raumnutzung und/oder Catereing -
Bestuhlungsverwaltung
Mit Beauftragungsfunktion - inklusive Benachrichtigungsfunktion für das Facility Management und Berücksichtigung von Rüstzeiten -
Medien- und Technikausstattung
Optionale Technik einfach mit buchen -
Integriertes Dokumenten Management
Z.B. für die Ablage einer Agenda -
Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
Per Email oder Aufgabenliste -
Standardisierte Einladungen
Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt) -
Workflow & Aufgabenverwaltung
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E-Mail Service
MS Outlook Integration -
MS Office Integration
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Umfangreiche Auswertungsfunktionalität
Z.B. zur Auslastung -
Flexibles Hosting
Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden -
Single Sign On
Anbindung an das Unternehmensverzeichnis (Active Directory)
Wesentliche Aktivitäten, die unsere Software Lösung zur Raumverwaltung unterstützt
Räume buchen
Jede Art von Raumbuchung einfach und effizient durchführen. Die Kalenderansicht beeinhaltet eine Tages-, Wochen-, Monats- oder Listen-Ansicht
Intelligente Raum-Suche
Nach Angabe von Wunschkriterien (z.B. Kapazität, barrierefrei, Bestuhlungs- odr Ausstattungsoptionen) werden jene Räume gelistet, welche die Anforderungen erfüllen und am Termin verfügbar sind
Serientermine anlegen
Den Zeitraum und die Wiederholungen festlegen. Die Verfügbarkeit des Raumes wird übersichtlich dargestellt
Standorte und Räume konfigurieren
Eine beliebige Anzahl von Standorten und Räumen konfigurieren, inklusive Kartenansicht
Kopplungsräume verwalten und belegen
Zwei oder mehrere Räume können als Kopplungsraum konfiguriert werden. Die Buchung eines Kopplungsraums berücksichtigt die Belegung der Bestandteile und umgekehrt
Teilnehmer einladen
Interne oder externe Gäste einladen. Die Einladungen werden mittels standardisiertem iCalender Format versendet, der Teilnehmerstatus ist jederzeit nachvollziehbar
Catering organisieren
Die Verpflegung der Gäste organisiern, aus mehreren Bewirtungsoptionen auswählen und die Kommunikation mit dem Caterer/ der Kantine arrangieren
Buchungen genehmigen
Konfigurierbare Genehmigungsverfahren z.B. im Falle von kostenpflichtigen externen Räumen oder Catering
Technik managen
Die Bestuhlung oder optionale Technik bestellen
Video oder Web-Konferenzen einrichten
Informationen zur Video- oder Webkonferenzen integriert im Kontext der Einladung versenden
Raum - und Foyer-Beschilderung festlegen
Gäste und Mitarbeiter leiten. Unsere Touch-Displays können viel mehr als nur digitale Raumbeschilderung
Türen öffnen
Türen per RFID-Karte oder per QR-Tag öffnen. In Kombination mit unseren Raum-Displays ist alles möglich
Check-In
Anmeldung zu einer Besprechung Vorort durchführen und dadurch die tatsächliche Auslastung protokollieren
Auswertungen erstellen
Raumauslatung, Kosten je Abteilung, Buchungen im Zeitraum, etc. Standardisiert oder Ad hoc
Mehr Infos zum Thema Raumverwaltung und Meeting Organisation
Allgemeine weiterführende Informationen
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