Raumbuchungssystem zur Verwaltung von Räumen und Ressourcen und die Planung von Besprechungen

Mit dem vysoft RMS Raumbuchungssystem Meetings deutlich einfacher organisieren

Das vysoft Raumbuchungssystem hilft Ihnen bei der Ausgestaltung von Besprechungen oder Schulungen. Sie können die Raumbelegung, technische Ausstattung, Verpflegung oder auch die Bestuhlung über das Reservierungssystem planen und verwalten. Den Organisator und Empfang informiert das Besuchermanagement über den Teilnahmestatus der Gäste. Darüberhinaus können ihre Gäste und Mitarbeiter über die angebundenen Raumbeschilderungen und Besucherinformationsdisplays informiert und geleitet werden.

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Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unser Raumbuchungssystem, indem Sie schnell und unkompliziert Zugriff auf unsere Demo-Umgebung erhalten.

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Vorteile durch den Einsatz des vysoft Raumbuchungssystems

Verbinden Sie das Raumbuchungssystem einfach mit Ihrem Intranet - der Nutzen ist offensichtlich:

Räume auslasten, Kosten senken

Aufwand reduzieren, Konflikte vermeiden

Interne und externe Teilnehmer informieren

Medien und Bewirtung arangieren

Im Voraus oder Vorort Buchen

Die umfangreichen Funktionen des Raumbuchungssystems im Überblick:

Bildliche Belegungsübersicht
Übersichtliche Ansicht von Räumen und deren Nutzung - in einer Listen-, Tages-, Wochen oder Monatsansicht
Konfigurierbare Raumbuchung
Übersichtliches Buchungs-Formular mit integriertem Genehmigungsworkflow
Abteilungs- und positionsspezifisches Berechtigungskonzept
Clevere Raumsuche
Über das Buchungsformular werden nur Räume angezeigt, die verfügbar sind und bestimmte Anforderungen erfüllen (beispielsweise: barrierefrei, Mindestgröße, Bestuhlungsoption, vorhandene Ausstattung)
Serientermine
An den jeweiligen Terminen wird der Status der Räume strukturiert angezeigt
Kopplung
Einzelnd oder auch im Verbund können Räume gebucht werden
Verpflegung
Die Buchung der Bewirtung - inklusive Benachrichtigungsfunktion für die Kantine bzw. den Caterer - ist im Raumbuchungssystem integriert
Gästeverwaltung
Direkt im System können Einladungen und der Empfang von Besuchern koordiniert werden
Abrechnungsfunktionalität
Die Verpflegung oder Raumnutzung mit internen oder externen Abteilungen kann aus dem System heraus abgerechnet werden
Bestuhlungsauswahl
Direkte Beauftragung mit Benachrichtigungsfunktion für das Facility Management unter Berücksichtigung von Rüstzeiten
Technikausstattung
Benötigte Medien oder IT einfach gleich mit buchen
Integriertes Dokumenten Management
Eine Agenda oder Menüplan kann zentral für alle abgelegt werden
Workflowbasierte Benachrichtigungen
Über eine Aufgabenliste oder per E-Mail
Standardisierte Einladungen
Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt)
Aufgaben- und Workflow-Verwaltung
E-Mail Service
Integration mit MS Outlook
Einbindung von MS Office Anwendungen
Umfassende Möglichkeiten zur Auswertung
Beispielsweise zur Raumnutzung oder des Technikbedarfs
Flexibles Hosting
Das Raumbuchungssystem kann in der Cloud oder im Intranet betrieben werden, als Kauf- oder Mietvariante
Single Sign On
Anmeldungen direkt über das eigene Unternehmensverzeichnis (Active Directory)

Das Raumbuchungssystem unterstützt wichtige Aktivitäten:

Raum buchen

Simble und effiziente Duchführung jede Art von Raumbuchung. Die Kalenderansicht beeinhaltet eine Listen-, Tages-, Wochen- oder Monats-Ansicht

Raum suchen

Zuerst Wunschfaktoren eingeben (z.B. Kapazität, barrierefrei, Bestuhlungs- odr Ausstattungsoptionen) und es werden nur jene Räume gelistet, welche die Kriterien erfüllen und am ausgewälten Datum verfügbar sind

Serientermin anlegen

Wiederholende Termine mit einem gewünschten Rythmus festlegen. Die Verfügbarkeit des Raumes wird übersichtlich dargestellt

Standorte und Räume verwalten

Räume an verschiedenen Standorten in unbegrenzter Anzahl konfigurieren, eine übersichtliche Kartenansicht unterstützt die Auswahl und Anlage

Kopplungsräume belegen

Als Kopplungsraum könnne mehrere Räume zusammen gebucht werden. Bei der Buchung wird stets der Status der benötigten Räume berücksichtigt

Einladungen versenden

Per E-Mail werden interne oder externe Gäste mittels standardisiertem iCalender Format eingeladen, der Status der Teilnehmer ist jederzeit nachvollziehbar