Raumbuchungssystem zur Verwaltung von Räumen und Ressourcen und die Planung von Besprechungen

Mit dem vysoft RMS Raumbuchungssystem Meetings deutlich einfacher organisieren

Das vysoft Raumbuchungssystem hilft Ihnen bei der Ausgestaltung von Besprechungen oder Schulungen. Sie können die Raumbelegung, technische Ausstattung, Verpflegung oder auch die Bestuhlung über das Reservierungssystem planen und verwalten. Den Organisator und Empfang informiert das Besuchermanagement über den Teilnahmestatus der Gäste. Darüberhinaus können ihre Gäste und Mitarbeiter über die angebundenen Raumbeschilderungen und Besucherinformationsdisplays informiert und geleitet werden.

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Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unser Raumbuchungssystem, indem Sie schnell und unkompliziert Zugriff auf unsere Demo-Umgebung erhalten.

Vorteile durch den Einsatz des vysoft Raumbuchungssystems

Verbinden Sie das Raumbuchungssystem einfach mit Ihrem Intranet - der Nutzen ist offensichtlich:
Räume besser auslasten

Räume auslasten, Kosten senken

Konflikte vermeiden

Aufwand reduzieren, Konflikte vermeiden

Mitarbeiter und Gäste informieren

Interne und externe Teilnehmer informieren

Buchungsprozesse unterstützen

Medien und Bewirtung arangieren

Vorort und Adhoc Buchen

Im Voraus oder Vorort Buchen

Die umfangreichen Funktionen des Raumbuchungssystems im Überblick:

  • Bildliche Belegungsübersicht
    Übersichtliche Ansicht von Räumen und deren Nutzung - in einer Listen-, Tages-, Wochen oder Monatsansicht
  • Konfigurierbare Raumbuchung
    Übersichtliches Buchungs-Formular mit integriertem Genehmigungsworkflow
  • Abteilungs- und positionsspezifisches Berechtigungskonzept
  • Clevere Raumsuche
    Über das Buchungsformular werden nur Räume angezeigt, die verfügbar sind und bestimmte Anforderungen erfüllen (beispielsweise: barrierefrei, Mindestgröße, Bestuhlungsoption, vorhandene Ausstattung)
  • Serientermine
    An den jeweiligen Terminen wird der Status der Räume strukturiert angezeigt
  • Kopplung
    Einzelnd oder auch im Verbund können Räume gebucht werden
  • Verpflegung
    Die Buchung der Bewirtung - inklusive Benachrichtigungsfunktion für die Kantine bzw. den Caterer - ist im Raumbuchungssystem integriert
  • Gästeverwaltung
    Direkt im System können Einladungen und der Empfang von Besuchern koordiniert werden
  • Abrechnungsfunktionalität
    Die Verpflegung oder Raumnutzung mit internen oder externen Abteilungen kann aus dem System heraus abgerechnet werden
  • Bestuhlungsauswahl
    Direkte Beauftragung mit Benachrichtigungsfunktion für das Facility Management unter Berücksichtigung von Rüstzeiten
  • Technikausstattung
    Benötigte Medien oder IT einfach gleich mit buchen
  • Integriertes Dokumenten Management
    Eine Agenda oder Menüplan kann zentral für alle abgelegt werden
  • Workflowbasierte Benachrichtigungen
    Über eine Aufgabenliste oder per E-Mail
  • Standardisierte Einladungen
    Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt)
  • Aufgaben- und Workflow-Verwaltung
  • E-Mail Service
    Integration mit MS Outlook
  • Einbindung von MS Office Anwendungen
  • Umfassende Möglichkeiten zur Auswertung
    Beispielsweise zur Raumnutzung oder des Technikbedarfs
  • Flexibles Hosting
    Das Raumbuchungssystem kann in der Cloud oder im Intranet betrieben werden, als Kauf- oder Mietvariante
  • Single Sign On
    Anmeldungen direkt über das eigene Unternehmensverzeichnis (Active Directory)

Das Raumbuchungssystem unterstützt wichtige Aktivitäten:

Raum buchen

Simble und effiziente Duchführung jede Art von Raumbuchung. Die Kalenderansicht beeinhaltet eine Listen-, Tages-, Wochen- oder Monats-Ansicht

Raum suchen

Zuerst Wunschfaktoren eingeben (z.B. Kapazität, barrierefrei, Bestuhlungs- odr Ausstattungsoptionen) und es werden nur jene Räume gelistet, welche die Kriterien erfüllen und am ausgewälten Datum verfügbar sind

Serientermin anlegen

Wiederholende Termine mit einem gewünschten Rythmus festlegen. Die Verfügbarkeit des Raumes wird übersichtlich dargestellt

Standorte und Räume verwalten

Räume an verschiedenen Standorten in unbegrenzter Anzahl konfigurieren, eine übersichtliche Kartenansicht unterstützt die Auswahl und Anlage

Kopplungsräume belegen

Als Kopplungsraum könnne mehrere Räume zusammen gebucht werden. Bei der Buchung wird stets der Status der benötigten Räume berücksichtigt

Einladungen versenden

Per E-Mail werden interne oder externe Gäste mittels standardisiertem iCalender Format eingeladen, der Status der Teilnehmer ist jederzeit nachvollziehbar

Bewirtung managen

Aus mehreren Verpflegungsoptionen auswählen und direkt die Kommunikation mit dem Caterer oder der Kantine arrangieren

Belegungen autorisieren

Buchungen über ein festgelegtes Genehmigungsverfahren im Falle von kostenpflichtigen externen Räumen oder Catering anfragen und freigeben

Medien organisieren

Notwendige Medien, IT-Ausstattung und Bestuhlung bestellen

Video oder Web-Konferenzen planen

Direkt mit der Einladung Informationen zu Video- oder Webkonferenzen versenden

Raumbeschilderung festlegen

Mit modernen Touch-Displays werden Gäste und Mitarbeiter vom Foyer bis in den Meetingraum geleitet. Belegungen sind vor Ort sofort einsehbar.

Türen aufschließen

In Kombination mit unseren Raum-Displays können Türen per RFID-Karte oder QR-Tag geöffnet werden

Check-In

Die objektive Auslastung erfassen, durch die Anmeldung zu einer Besprechung Vorort

Statistiken auswerten

Standardisierte oder Ad hoc Auswertungen über die Raumauslastung, Kosten je Abteilung, Buchungen in einem bestimmten Zeitraum o.ä.

Produkt-Screenshots Raumbuchungssystem

Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien

Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt der Rauverwaltung kofigurierbar

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt der Rauverwaltung kofigurierbar

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt

In vysoft RMS können beliebige Standorte verwaltet werden, Sie erhalten einen übersichtlichen Raumbelegungsplan

Kartenansicht