Die wichtigsten Anforderungen an ein Raumbuchungssystem

Folgende Funktionen werden im Kontext von Raumverwaltungssoftware immer wieder spezifiziert

  • Die Räume müssen kategorisiert werden können, abhängig vom Einsatzbereich des Raumes, z.B. Besprechungsraum, Videokonferenzraum, etc.
  • Das Raumbuchungssystem muss die Kopplung von Räumen ermöglichen, sodass z.B. zwei Räume als ein großer Raum genutzt/ verwaltet werden kann
  • Belegungspläne müssen online verfügbar sein
  • Die Raum-Attribute sollen einfach erweiterbar sein
  • Im System sollen Ausstattungsmerkmale für Räume angelegt bzw. zu den jeweiligen Räumen konfiguriert werden können
  • Die Raumverwaltung soll über eine Dokumentenmanagement-Funktion verfügen, sodass z.B. Nutzungshinweise zu speziellen Räumen in PDF-Form hinterlegt werden können
  • Das System soll eine graphische Übersicht zu den Räumen und deren Belegung ermöglichen, abhängig von einem zu wählenden Zeitraum
  • Im Zusammenhang mit der Reservierung von Räumen soll ein Workflow angesstoßen werden, um beispielsweise eine Genehmigung/ Disposition für spezielle Räume/Ressourcen zu ermöglichen
  • Die Raumreservierung soll eine Benachrichtigung per E-Mail z.B. an das Facility Management oder an die Kantine unterstützen
  • Bei der Reservierung eines Raumes sollen vorgegebene Parameter berücksichtigt werden können, z.B. Teilnehmeranzahl, Videokonferenz-Ausstattung
  • Rüstzeiten sollen vorgegeben bzw. im Zusammenhang mit Räumen oder Bestuhlungsvarianten vorgegeben und bei der Belegung berücksichtigt werden
  • Feiertage sollen im System ersichtlich sein
  • Das Raummanagement soll eine Reservierung aus dem Outlook-Terminkalender ermöglichen
  • Serienbuchungen sollen möglich sein
  • Das System soll an den Unternehmensverzeichnisdienst (Active Directory) angebunden sein, um eine automatische Anmeldung zu ermöglichen (Single-Sign-On) bzw. um persönliche Angaben (z.B. Name, Abteilung) automatisch zu übernehmen
  • Infomonitore sollen unterstützt werden
  • Die Raumbuchungssoftware soll für den Endbenutzer barrierefrei sein
  • Das System soll über eine umfangreiche Auswertungsfunktionalität verfügen
  • Das Raumverwaltungssoftware soll in das Intranet integriert werden können
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