Unabhängig vom Eingangskanal (Papier oder elektronisches Dokument) werden die relevanten Inhalte der Rechnung ausgelesen und interpretiert (mittels führender und universell einsetzbarer Data-Capturing-Lösung). So vorbearbeitet gelangen die Daten in einen konfigurierbaren Anreicherungs-, Prüfungs- und Freigabe-Workflow, werden gebucht und schließlich archiviert. Dadurch reduzieren sich die Durchlaufzeiten Ihrer Eingangsrechnungen. Gleichzeitig sorgen Sie dafür, dass alle Compliance-Vorgaben eingehalten und alle Vorgänge korrekt gebucht werden können.

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Vorteile durch die Nutzung einer SharePoint basierten Lösung für den Rechnungseingang

Mit durchgängigen, digitalen Prozessen sorgt vysoft REV für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen (auch in Verbindung mit SAP oder Microsoft Dynamics NAV/AX). Das spart Zeit und Kosten bzw. verbessset Produktivität der Mitarbeiter und die Qualität.
Papier und elektronische Dokumente schnell und sicher in wertschöpfende Informationen verwandeln

Dokumente in Informationen verwandeln

Software Rechnungseingang: Komplexität und Durchlaufzeiten verbessern

Komplexität und Durchlaufzeiten reduzieren

Software Rechnungseingang: Transparenz  und Nachvollziehbarkeit

Transparenz und Evidenz verbessern

Software Rechnungseingang: als Teil des Intranets

Bearbeitungs-Prozesse integrieren

Software Rechnungseingang: rechtssichere Archivierung, Fristen

Datenschutz, Archivierung gewährleisten

Wesentliche Eigenschaften der SharePoint Lösung für den Rechnungseingang

  • Einfache Handhabung
    Eine digitale Akte je Vorgang: Stammdaten, Dokumente, Aufgaben, Workflows, E-Mail Historie
  • Dokumentenverarbeitung unabhängig vom Eingangskanal
    Brief, PDF oder als digitale Rechnung
  • Spezifische Abbildung der Prozesse
    Konfigurierbare Workflows für die Zuordnung der Rechnung, die formale und inhaltliche Prüfung, automatische Buchung nach Freigabe sowie der Archivierung
  • Flexibles Rollen-/ Berechtigungskonzept
    Zugriffsrechte werden abhängig vom Verantwortungsbereich (Rolle) bzw. von der Organisationseinheit, vom Thema oder vom Dokumententyp vergeben.
  • Intelligente Such- und Filterfunktionen
    Mit Volltextsuche in digitalisierten Dokumenten
  • Umfassende Wiedervorlagen-Funktion
    Termingesteuerte Email-Benachrichtigung mit Verknüpfung in die digitale Akte bzw. den Vorgang
  • Aufgabendelegation
    Email-Benachrichtigung mit Verknüpfung in die digitale Akte bzw. den Vorgang
  • Integriertes Dokumenten Management
    Papier und elektronische Dokumente schnell und sicher in wertschöpfende Informationen wandeln
  • Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
    Per Email oder Aufgabenliste
  • MS Outlook Plugin
    E-Mails mit unserem Outlook-Plugin ganz einfach im Kontext einer digitalen Akte ablegen
  • Aussagekräftige Auswertungen/ Statistiken
    Beispielsweise zu den Personalstammdaten oder zu den Durchlaufzeiten
  • Verschiedene Hostingmöglichkeiten
    Die Applikation ist über das eigene Intranet oder als Cloud-Lösung verfügbar
  • Single Sign On
    Anbindung an das firmeneigene Active Directory

Wesentliche Aktivitäten, die unsere SharePoint Lösung für den Rechnungseingang unterstützt

Software Rechnungseingang: Prozesse optimieren

Eingangskanäle managen

Egal, wie eine Rechnung eingeht, ob per Brief, E-Mail oder als digitale Rechnung, der nächste Schritt der Bearbeitung ist klar definiert
Software Rechnungseingang: Dokumente erfassen

Dokumente scannen

Dokumente und Dateien aus jeder Eingangsquelle im Unternehmen verarbeiten
Software Rechnungseingang: Dokumente gruppieren

Dokumente klassifizieren

Dokumente durch maschinelles Lernen identifizieren und sortieren
Software Rechnungseingang: Weg einer Rechnung genau festlegen

Daten extrahieren

Metadaten und Informationen an klassifizierte Workflows übergeben (beispielsweise mit und ohne Bestellbezug)
Software Rechnungseingang: integrieren Sie problemlos Kollegen aus anderen Fachabteilungen mit in den Freigabeprozess

Vorgänge zuordnen

Vorgänge zuordnen und Genehmigungs-/Bearbeitungs- Workflows anstoßen
Software Rechnungseingang: beschleunigen Sie Ihre Prozesse in der Rechnungsbearbeitung

Arbeitsabläufe koordinieren und automatisieren

Verantwortlichkeiten ermitteln, Mitarbeiter einbeziehen, Aufgaben generieren und deren Erledigung überwachen
Software Rechnungseingang: Freigabe protokollieren

Genehmigungen einholen und dokumentieren

Mehrstufige oder komplexe Genehmigungsverfahren: formale und inhaltliche Prüfung
Software Rechnungseingang: effiziente und einfache Formulare

Vorkontierungsmerkmale strukturiert abfragen

Die jeweils bestellende Abteilung kontiert den Beleg vor, die zentrale Finanzbuchhaltung bzw. Betriebsbuchhaltung überprüft dann lediglich die Kontierung und nimmt die Buchungen vor
Software Rechnungseingang: Buchungssätze Template

Buchungssätze generieren und automatisiert verarbeiten

Integration in das vorhandene ERP-System durch Standard-Schnittstellen
Software Rechnungseingang: Durchlaufzeiten überwachen

Fristen einhalten und Mahngebühren verhindern

Bei jedem Vorgang werden die relevanten Termine protokolliert. Im Falle von terminlichen Überschreitungen können Eskalationsstufen definiert werden
Software Rechnungseingang: revisionssichere Archivierung

Vorgänge/ Dokumente archivieren

Zur Steuuerung des Kompletten Lebenszyklus eines Vorgangs, von der Erzeugung, über die Aufbewahrung bis zur verbindlichen Löschung
Software Rechnungseingang: Reporting und Auswertungen

Auswertungen erstellen

Flexibles Berichtswesen, z.B. zu Durchlaufzeiten oder zum Status der Vorgänge sowie zum Finanzstatus

Beispielhafter Ablauf Rechnungseingang

Vorgang Rechnungsbearbeitung

Produkt-Screenshots vysoft REV

Eingangsrechnungen verarbeiten

Software Rechnungseingang: konfigurierbare Startseite

Rechnungseingangsprozess

Software digitaler Rechnungseingang: digitale Akte je Vorgang