Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings

Meetings effizienter planen und organisieren mit dem vysoft RMS Raumbuchungssystem

Das vysoft RMS hilft Ihnen bei der Organisation von Räumen und deren Ausstattung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder auch die Verpflegung planen und verwalten. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über den Teilnahmestatus der Gäste. Die angebundenen Raumbeschilderungen und Besucherinformationsdisplays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.

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Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unsere Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings, indem Sie schnell und unkompliziert Zugriff auf unsere Demo-Umgebung erhalten.

Vorteile

Warum vysoft RMS?

Integrieren Sie die Raumverwaltung perfekt in Ihr Intranet. Im gleichen Look & Feel wie weitere Funktionalitäten, beispielsweise der Fuhrparkverwaltung, der Zeiterfassung, der Rechnungseingangsverwaltung oder beliebigen anderen vysoft Lösungen. Der Nutzen ist offensichtlich:
Räume besser auslasten

Räume auslasten, Kosten senken

Konflikte vermeiden

Konflikte vermeiden, Aufwand reduzieren

Mitarbeiter und Gäste informieren

Mitarbeiter und Gäste informieren

Buchungsprozesse unterstützen

Catering und Technik organisieren

Vorort und Adhoc Buchen

Vorort und Adhoc Buchen

Funktionen der Software zur Raumverwaltung

  • Graphische Belegungsübersicht 
    Strukturierte Darstellung von Räumen und deren Auslastung - in einer Tages-, Wochen, Monats- oder Listenanscht
  • Konfigurierbare Raumreservierung
    Gegliedertes Buchungs-Formular mit integriertem Genehmigungsworkflow
  • Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
  • Intelligente Raumsuche
    Mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen (beispielsweise: barrierefrei, Mindestgröße, Bestuhlungsoption, vorhandene Ausstattung) und verfügbar sind
  • Serientermine
    Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit an den jeweiligen Terminen übersichtlich dargestellt
  • Kopplung
    Räume können einzeln oder im Verbund gebucht werden
  • Bewirtung
    Integrierte Organisation der Verpflegung - inklusive Benachrichtigungsfunktion für die Kantine bzw. den Caterer
  • Besuchermanagement
    Einladungen und den Empfang der Gäste arrangieren
  • Abrechnungsfunktionalität
    Raumnutzung und/oder Catereing
  • Bestuhlungsverwaltung
    Mit Beauftragungsfunktion - inklusive Benachrichtigungsfunktion für das Facility Management und Berücksichtigung von Rüstzeiten
  • Medien- und Technikausstattung
    Optionale Technik einfach mit buchen
  • Integriertes Dokumenten Management
    Z.B. für die Ablage einer Agenda
  • Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
    Per Email oder Aufgabenliste
  • Standardisierte Einladungen
    Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt)
  • Workflow & Aufgabenverwaltung
  • E-Mail Service
    MS Outlook Integration
  • MS Office Integration
  • Umfangreiche Auswertungsfunktionalität
    Z.B. zur Auslastung
  • Flexibles Hosting
    Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden
  • Single Sign On
    Anbindung an das Unternehmensverzeichnis  (Active Directory)

Folgende Aktivitäten unterstützt unsere Software zur Raumverwaltung

Räume buchen

Jede Art von Raumbuchung einfach und effizient durchführen. Die Kalenderansicht beeinhaltet eine Tages-, Wochen-, Monats- oder Listen-Ansicht

Intelligente Raum-Suche

Nach Angabe von Wunschkriterien (z.B. Kapazität, barrierefrei, Bestuhlungs- odr Ausstattungsoptionen) werden jene Räume gelistet, welche die Anforderungen erfüllen und am Termin verfügbar sind

Serientermine anlegen

Den Zeitraum und die Wiederholungen festlegen. Die Verfügbarkeit des Raumes wird übersichtlich dargestellt

Standorte und Räume konfigurieren

Eine beliebige Anzahl von Standorten und Räumen konfigurieren, inklusive Kartenansicht

Kopplungsräume verwalten und belegen

Zwei oder mehrere Räume können als Kopplungsraum konfiguriert werden. Die Buchung eines Kopplungsraums berücksichtigt die Belegung der Bestandteile und umgekehrt

Teilnehmer einladen

Interne oder externe Gäste einladen. Die Einladungen werden mittels standardisiertem iCalender Format versendet, der Teilnehmerstatus ist jederzeit nachvollziehbar

Catering organisieren

Die Verpflegung der Gäste organisiern, aus mehreren Bewirtungsoptionen auswählen und die Kommunikation mit dem Caterer/ der Kantine arrangieren

Buchungen genehmigen

Konfigurierbare Genehmigungsverfahren z.B. im Falle von kostenpflichtigen externen Räumen oder Catering

Technik managen

Die Bestuhlung oder optionale Technik bestellen

Video oder Web-Konferenzen einrichten

Informationen zur Video- oder Webkonferenzen integriert im Kontext der Einladung versenden

Raum - und Foyer-Beschilderung festlegen

Gäste und Mitarbeiter leiten. Unsere Touch-Displays können viel mehr als nur digitale Raumbeschilderung

Türen öffnen

Türen per RFID-Karte oder per QR-Tag öffnen. In Kombination mit unseren Raum-Displays ist alles möglich

Check-In

Anmeldung zu einer Besprechung Vorort durchführen und dadurch die tatsächliche Auslastung protokollieren

Auswertungen erstellen

Raumauslatung, Kosten je Abteilung, Buchungen im Zeitraum, etc. Standardisiert oder Ad hoc

Produkt-Screenshots Raum-und Ressourcenverwaltung Software

Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien

Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien

Die Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien
Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt der Rauverwaltung kofigurierbar

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt der Rauverwaltung kofigurierbar

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt

In vysoft RMS können beliebige Standorte verwaltet werden, Sie erhalten einen übersichtlichen Raumbelegungsplan

Kartenansicht

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Telefon: +49 (0)89 - 700 744 070 - Email: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!