Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings

Meetings effizienter planen und organisieren mit dem vysoft RMS Raumbuchungssystem

Das vysoft RMS hilft Ihnen bei der Organisation von Räumen und deren Ausstattung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder auch die Verpflegung planen und verwalten. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über den Teilnahmestatus der Gäste. Die angebundenen Raumbeschilderungen und Besucherinformationsdisplays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.

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Beispielvideo zur Nutzung von vysoft RMS

Weitere Video-Tutorials finden Sie in unserer Demo-Umgebung
Vorteile

Warum vysoft RMS?

Integrieren Sie die Raumverwaltung perfekt in Ihr Intranet. Im gleichen Look & Feel wie weitere Funktionalitäten, beispielsweise der Fuhrparkverwaltung, der Zeiterfassung, der Rechnungseingangsverwaltung oder beliebigen anderen vysoft Lösungen. Der Nutzen ist offensichtlich:

in 1 Minute

DEN PASSENDEN RAUM gebucht, TEILNEHMER EINGELADEN, VERPFLEGUNG und Technik ORGANISIERT

70%

WENIGER ADMINISTRATIONSAUFWAND im Vergleich zu den Einzelaktivitäten

100%

NACHVOLLZIEHBARKEIT

50%

REDZUZIERTE ANSCHAFFUNGSKOSTEN AB DEM 2TEN MODUL


In einem Arbeitsschritt lässt sich im Raumbuchungssystem alles organisieren

Raummanagement Software/ Raum und Technik buchen

Raum und Technik

Raumverwaltung Software/ Beschilderung, Raum-Displays

Beschilderung

Raummanagement Software/ Besuchermanagement, Zutrittskontrolle

Besucher und Zutritt

Raumverwaltung Software/ Bewirtung organisieren Kantine

Bewirtung

Funktionen der Software zur Raumverwaltung

  • Graphische Übersicht zu den Räumen und deren Belegung - inklusive Kartenfunktion
  • Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
  • Konfigurierbare Raumreservierung - mit integrierbarerem Genehmigungsworkflow
  • Intelligente Raumsuche - mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen (beispielsweise: barrierefrei, Mindestgröße, Bestuhlungsoption, vorhandene Ausstattung) und verfügbar sind
  • Serientermine - wiederkehrende Ereignisse können effizient verwaltet werden. Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit an den jeweiligen Terminen übersichtlich dargestellt
  • Räume können gekoppelt werden
  • Bewirtungsverwaltung zur einfachen Organisation der Verpflegung - inklusive Benachrichtigung/ Workflow in die Kantine
  • Besuchermanagement zur Organisation der Einladung und des Empfangs Ihrer Gäste sowie zur Verwaltung von Besucherparkplätzen
  • Abrechnungsfunktionalität
  • Bestuhlungsverwaltung mit Beauftragungsfunktion - inklusive Benachrichtigung/ Workflow z. B. zum Facility Management
  • Medien- und Technikausstattungsmanagement mit Bestellfunktion
  • Integriertes Dokumenten Management, z.B. für die Ablage von Nutzungshinweisen
  • Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen per Email
  • Interne und externe Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt)
  • Feiertage sind im Kalender ersichtlich
  • Workflow & Aufgabenverwaltung
  • E-Mail Service/ MS Outlook Integration
  • MS Office Integration
  • Umfangreiche Auswertungsfunktionalität, z.B. zur Auslastung
  • Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden
  • Anbindung an das Unternehmensverzeichnis  (Active Directory), Single Sign On

Produkt-Screenshots Raum-und Ressourcenverwaltung Software

Konfigurierbare Startseite, z.B. mit aktuellen Reservierungen und offenen Aufgaben im Raumbuchungssystem
Konfigurierbare Startseite, z.B. mit aktuellen Reservierungen und offenen Aufgaben in der Raumverwaltung
Die Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien im Raumbuchungssystem
Die Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien im Raumbelegungsplan
Mit der intelligenten Buchung können Räume selektiert werden, die bestimmte Kriterien erfüllen im Raumbuchungssystem
Mit der intelligenten Buchung können Räume selektiert werden, die bestimmte Kriterien erfüllen im Raumbuchungssystem
Mit der Serienbuchungsfunktion ist die Verfügbarkeit des Raumes zu allen Besprechungsterminen ersichtlich im Raumbelegungsplan
Mit der Serienbuchungsfunktion ist die Verfügbarkeit des Raumes zu allen Besprechungsterminen ersichtlich im Raumbuchungssystem
Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt der Rauverwaltung kofigurierbar
Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt der Rauverwaltung kofigurierbar
Einladungen an interne und externe Gäste lassen sich direkt aus dem Raumbuchungssystem versenden. Die Antworten der Teilnehmer sind jederzeit transparent.
Einladungen an interne und externe Gäste lassen sich direkt aud dem Raumbuchungssystem versenden. Die Antworten der Teilnehmer sind jederzeit transparent
In vysoft RMS können beliebige Standorte verwaltet werden, Sie erhalten einen übersichtlichen Raumbelegungsplan
In vysoft RMS können beliebige Standorte verwaltet werden, Sie erhalten einen übersichtlichen Raumbelegungsplan
Die Auswertungsmöglichkeiten im Raumbuchungssystem sind vielfältig
Die Auswertungsmöglichkeiten der Raumverwaltung sind vielfältig
Integrierte Raumbeschilderung und Foyer-Bildschirme perfekt in das Raumbuchungssystem integriert
Integrierte Raumbeschilderung und Foyer-Bildschirme perfekt in die Raumverwaltung integriert

Module des vysoft Raum- und Ressourcen-Verwaltungs-Software

vysoft PVS Module - Raumbuchungssystem
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