Les principales exigences s’appliquant à un système de réservation de salles
Les fonctions suivantes sont régulièrement spécifiées dans le contexte des logiciels de gestion des salles
Les salles doivent pouvoir être catégorisées, en fonction du domaine d’utilisation de la salle, par exemple salle de réunion, salle de vidéoconférence, etc.
Le système de réservation de salles doit permettre de coupler des salles, de sorte que deux salles puissent être utilisées/gérées comme une seule grande salle, par exemple
Les plans d’occupation doivent être disponibles en ligne
Les attributs de salles doivent être facilement extensibles
Le système doit permettre de créer des caractéristiques d’équipement pour les salles ou de les configurer pour les salles concernées
La gestion des salles doit disposer d’une fonction de gestion des documents, de sorte que les consignes d’utilisation de certaines salles puissent être enregistrées au format PDF
Le système doit permettre d’avoir une vue d’ensemble graphique des salles et de leur occupation, en fonction d’une période à choisir
Un flux de travail doit être déclenché dans le cadre de la réservation de salles afin de permettre, par exemple, l’autorisation/la disposition de salles/ressources spéciales
La réservation de salle doit prendre en charge une notification par e-mail, par exemple au Facility Management ou à la cantine
Lors de la réservation d’une salle, des paramètres prédéfinis doivent pouvoir être pris en compte, par exemple le nombre de participants, l’équipement de vidéoconférence
Les temps de préparation doivent être prédéfinis ou définis en relation avec les salles ou les variantes de disposition des sièges et pris en compte lors de l’occupation
Les jours fériés doivent être visibles dans le système
La gestion des salles doit permettre une réservation à partir de l’agenda Outlook
Les réservations en série doivent être possibles
Le système doit être relié au service d’annuaire de l’entreprise (Active Directory) afin de permettre une connexion automatique (Single-Sign-On) ou de reprendre automatiquement les données personnelles (p. ex. nom, département)
Les moniteurs d’information doivent être pris en charge
Le logiciel de réservation de salles doit être accessible à l’utilisateur final
Le système doit disposer d’une fonctionnalité d’évaluation étendue
Le logiciel de gestion des salles doit pouvoir être intégré à l’intranet