Les principales exigences s’appliquant à un système de réservation de salles

Les fonctions suivantes sont régulièrement spécifiées dans le contexte des logiciels de gestion des salles

• Les salles doivent pouvoir être catégorisées, en fonction du domaine d’utilisation de la salle, par exemple salle de réunion, salle de vidéoconférence, etc.

• Le système de réservation de salles doit permettre de coupler des salles, de sorte que deux salles puissent être utilisées/gérées comme une seule grande salle, par exemple

• Les plans d’occupation doivent être disponibles en ligne

• Les attributs de salles doivent être facilement extensibles

• Le système doit permettre de créer des caractéristiques d’équipement pour les salles ou de les configurer pour les salles concernées

• La gestion des salles doit disposer d’une fonction de gestion des documents, de sorte que les consignes d’utilisation de certaines salles puissent être enregistrées au format PDF

• Le système doit permettre d’avoir une vue d’ensemble graphique des salles et de leur occupation, en fonction d’une période à choisir

• Un flux de travail doit être déclenché dans le cadre de la réservation de salles afin de permettre, par exemple, l’autorisation/la disposition de salles/ressources spéciales

• La réservation de salle doit prendre en charge une notification par e-mail, par exemple au Facility Management ou à la cantine

• Lors de la réservation d’une salle, des paramètres prédéfinis doivent pouvoir être pris en compte, par exemple le nombre de participants, l’équipement de vidéoconférence

• Les temps de préparation doivent être prédéfinis ou définis en relation avec les salles ou les variantes de disposition des sièges et pris en compte lors de l’occupation

• Les jours fériés doivent être visibles dans le système

• La gestion des salles doit permettre une réservation à partir de l’agenda Outlook

• Les réservations en série doivent être possibles

• Le système doit être relié au service d’annuaire de l’entreprise (Active Directory) afin de permettre une connexion automatique (Single-Sign-On) ou de reprendre automatiquement les données personnelles (p. ex. nom, département)

• Les moniteurs d’information doivent être pris en charge

• Le logiciel de réservation de salles doit être accessible à l’utilisateur final

• Le système doit disposer d’une fonctionnalité d’évaluation étendue

• Le logiciel de gestion des salles doit pouvoir être intégré à l’intranet