vysoft RMS - le logiciel leader pour la gestion des salles et des ressources sur la base de MS SharePoint/ Microsoft 365
Intégrez l’ensemble de la gestion des salles, des invités et des prestataires de services en une solution sécurisée et évolutive qui offre à chacun une formidable expérience de réservation.
Le RMS de vysoft vous aide à organiser des réunions et à les concevoir. Le système de réservation vous permet d’organiser l’occupation des salles, les chaises, l’équipement technique ou le service de restauration. La gestion des visiteurs informe l’organisateur et la réception des invités attendus et de leur statut. Les panneaux de porte et les écrans d’accueil numériques intégrés informent et guident vos invités et vos collaborateurs.
Une démonstration en dit plus long que mille mots. Testez sans engagement notre logiciel de gestion des salles, des ressources et de l’organisation de réunions, en accédant rapidement et facilement à notre dossier d’information ou à l’environnement de démonstration.
Une réservation de ressources moderne, parfaitement intégrée dans votre infrastructure Microsoft 365 ou MS Teams
Avantages de l’utilisation de vysoft RMS
Intégrez parfaitement la gestion des salles dans votre intranet. Dans le même look & feel que d’autres fonctionnalités, par exemple la gestion du parc automobile, la saisie des temps, la gestion des factures entrantes ou n’importe quelle autre solution vysoft. Les avantages sont évidents :
Exploiter les salles, réduire les coûts
Éviter les conflits, réduire les efforts
Informer les collaborateurs et les invités
Organiser le catering et la technique
Réserver sur place ou par téléphone portable
Principales fonctions du logiciel de gestion des salles
Aperçu graphique de l’occupation Représentation structurée des salles ainsi que de leur occupation - dans une vue journalière, hebdomadaire, mensuelle ou sous forme de liste
Réservation de salles configurable Formulaire de réservation articulé avec procédure d’approbation configurable
Multilingue Par défaut, en allemand et en anglais
Concept d’autorisation spécifique à l’organisation et aux rôles
Recherche intelligente de salles Le formulaire de saisie permet de sélectionner uniquement les salles qui répondent à certains critères (par ex : capacité, sièges, options d’équipement) et qui sont disponibles
Dates en série ou alternatives Lors de la réservation, la disponibilité des salles pour chaque date est clairement représentée
Couplage Les salles peuvent être réservées individuellement ou conjointement
Restauration Organisation intégrée de la restauration - avec par exemple une fonction de messagerie au traiteur responsable
Délais de préavis et d’annulation Délais de préavis/d’annulation configurables pour les prestataires de services
Gestion des visiteurs Organiser les invitations et l’accueil des invités
Fonctionnalité de facturation Utilisation de la salle et/ou service de restauration
Gestion des chaises Avec fonction de mission - y compris, par exemple, la fonction de messagerie au service technique de la salle
Équipement médiatique et technique Réserver simplement la technique en option
Gestion intégrée des documents Par exemple, pour le classement d’un agenda
Fonctions de notification automatisées par e-mail Par e-mail ou liste de tâches
Invitations iCalendar Les participants à la réunion reçoivent une invitation au format de données iCal standard (pris en charge par tous les clients de messagerie courants).
Flux de travail et gestion des tâches
Service de courrier électronique Intégration MS Outlook
Intégration MS Office
Fonctionnalité d’évaluation étendue Par ex., pour le taux d’occupation
Hosting flexible L’application peut être exploitée sur l’intranet ou dans le cloud
Single Sign On Connexion à l’annuaire des entreprises (Active Directory)
Activités essentielles prises en charge par notre solution logicielle de gestion des salles
Réserver des salles
Effectuer tout type de réservation de salles de manière simple et efficace. L’affichage du calendrier comprend une vue journalière, hebdomadaire, mensuelle ou sous forme de liste.
Recherche de salle intelligente
Après avoir indiqué les critères souhaités (p. ex. taille de la salle, accessibilité, variantes de disposition des sièges ou d’équipement), les salles appropriées et disponibles sont listées.
Créer des dates en série
Il suffit de spécifier la période et les répétitions, la disponibilité est ensuite directement visible.
Configurer des sites et des salles
Configurer un nombre quelconque de sites et de salles, y compris une vue cartographique
Gérer et réserver des salles couplées
Deux ou plusieurs salles peuvent être configurées comme salles couplées. La réservation d’une salle couplée tient compte de l’occupation des composants et inversement
Inviter des participants
Inviter des personnes internes ou externes. Les invitations sont envoyées au moyen du format standardisé iCalendar, le statut des participants peut être suivi à tout moment.
Organiser la restauration
Organiser la restauration des invités, faire un choix parmi plusieurs options de restauration. La communication avec le traiteur/la cantine se fait automatiquement
Approuver les réservations
Procédures d’autorisation configurables, par exemple dans le cas de salles externes payantes ou de traiteurs
Gérer la technique
Commander les chaises ou la technique en option
Mettre en place des conférences vidéo ou web
Envoyer des informations sur la conférence vidéo ou web de manière intégrée dans le contexte de l’invitation
Définir la signalétique de la salle et du foyer
Diriger les invités et les collaborateurs. Nos écrans tactiles peuvent faire bien plus que de la signalisation numérique des salles