Système de réservation de salles pour la gestion des salles et des ressources et la planification des réunions

Organiser des réunions beaucoup plus facilement avec le système de réservation de salles vysoft RMS

Le système de réservation de salles vysoft vous aide à organiser des réunions ou des formations. Vous pouvez planifier et gérer l’occupation des salles, l’équipement technique, la restauration ou encore les chaises via le système de réservation. La gestion des visiteurs informe l’organisateur et l’accueil du statut de participation des invités. En outre, vos invités et vos collaborateurs peuvent être informés et guidés grâce à la signalétique et aux écrans d’information des visiteurs.

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Une démonstration en dit plus long que mille mots. Testez sans engagement notre système de réservation de salles en accédant rapidement et facilement à notre environnement de démonstration.

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Un système moderne de réservation de salles parfaitement intégré dans votre infrastructure Microsoft 365 ou MS Teams

Avantages de l’utilisation du système de réservation de salles vysoft

Connectez simplement le système de réservation de salles à votre Intranet - l’avantage est évident :

Exploiter les salles, réduire les coûts

Réduire les efforts, éviter les conflits

Informer les participants internes et externes

Organiser les médias et la restauration

Réserver à l’avance ou sur place

Aperçu des nombreuses fonctions du système de réservation de salles :

Aperçu visuel de l’occupation
Vue claire des salles et de leur utilisation - dans une vue sous forme de liste, journalière, hebdomadaire ou mensuelle
Réservation de salle configurable
Formulaire de réservation clair avec flux de travail d’approbation intégré
Concept d’autorisation spécifique à un service et à un poste
Recherche intelligente de salles
Le formulaire de réservation n’affiche que les salles disponibles et répondant à certaines exigences (par exemple : accessibilité, taille minimale, option de sièges, équipement disponible)
Dates en série
Le statut des salles est affiché de manière structurée à chaque date
Couplage
Les salles peuvent être réservées individuellement ou en groupe
Restauration
La réservation de la restauration - y compris la fonction d’information pour la cantine ou le traiteur - est intégrée dans le système de réservation des salles
Gestion des invités
Les invitations et l’accueil des visiteurs peuvent être coordonnés directement dans le système
Fonctionnalité de facturation
La restauration ou l’utilisation des locaux avec des services internes ou externes peuvent être facturées à partir du système
Choix des sièges
Commande directe avec fonction de notification pour le Facility Management en tenant compte des temps de préparation
Équipement technique
Réserver en même temps les médias ou l’informatique nécessaires
Gestion intégrée des documents
Un agenda ou un plan de menus peut être archivé de manière centralisée pour tous
Notifications basées sur le flux de travail
Via une liste de tâches ou par e-mail
Invitations standardisées
Les participants à la réunion reçoivent une invitation au format de données iCalender (pris en charge par MS Outlook, Lotus Notes et Thunderbolt/Lightning, entre autres)
Gestion des tâches et des flux de travail
Service de messagerie
Intégration avec MS Outlook
Intégration d’applications MS Office
Possibilités étendues d’évaluation
Par exemple, l’utilisation de l’espace ou les besoins techniques
Hébergement flexible
Le système de réservation de salles peut être exploité dans le cloud ou sur l’intranet, en tant que variante d’achat ou de location
Single Sign On
Connexions directement via le répertoire personnel de l’entreprise (Active Directory)

Le système de réservation de salles soutient des activités importantes :

Réserver une salle

Réalisation simple et efficace de tout type de réservation de salle. L’affichage du calendrier comprend une liste, un jour, une semaine ou un mois

Rechercher une salle

Saisir d’abord les facteurs souhaités (par ex. capacité, accessibilité, options de sièges ou d’équipement) et seules les salles qui répondent aux critères et qui sont disponibles à la date choisie seront listées

Créer des dates en série

Définir des dates répétitives avec un rythme souhaité. La disponibilité de la salle est clairement affichée

Configurer des emplacements et des salles

Configurer des salles à différents emplacements en nombre illimité, une vue cartographique claire facilite la sélection et la création

Occuper les salles couplées

Plusieurs salles peuvent être réservées ensemble comme salle couplée. Lors de la réservation, le statut des salles nécessaires est toujours pris en compte

Envoyer des invitations

Les invités internes ou externes sont invités par e-mail au moyen du format standardisé iCalender, le statut des participants peut être suivi à tout moment

Gérer la restauration

Choisir parmi plusieurs options de restauration et organiser directement la communication avec le traiteur ou la cantine

Autoriser les occupations

Demander et valider les réservations via une procédure d’approbation définie dans le cas de salles externes payantes ou de services de restauration

Organiser les médias

Commander les médias, l’équipement informatique et les sièges nécessaires

Planifier une vidéo ou une conférence web

Envoyer des informations sur les vidéoconférences ou les conférences web directement avec l’invitation

Définir la signalisation de la salle

Grâce à des écrans tactiles modernes, les invités et les collaborateurs sont guidés depuis le foyer jusqu’à la salle de réunion. Les occupations sont immédiatement visibles sur place.

Signalisation numérique des salles