Les principales exigences s’appliquant à une gestion de parc automobile

Les fonctions suivantes sont toujours spécifiées dans le contexte d’un logiciel de gestion du parc automobile

• Les véhicules doivent pouvoir être créés ou configurés. Des listes de sélection doivent être disponibles à cet effet, qui peuvent être gérées par l’administrateur de l’application et qui améliorent la possibilité d’évaluation.

• En rapport avec la gestion des véhicules, il doit être possible de classer des documents, par exemple des contrats d’achat scannés, des factures, des papiers du véhicule, des certificats de contrôle technique, etc.

• Le système doit permettre de consigner les dommages et les défauts.

• Les contrats de leasing doivent pouvoir être gérés. Il doit y avoir une fonction de rappel pour l’expiration imminente d’un contrat de leasing.

• Lorsqu’un nouveau véhicule de société est choisi, la position du collaborateur doit être prise en compte, de sorte que seuls certains types/classes de véhicules soient disponibles.

• Les frais de réparation, les frais de carburant, les autres frais doivent pouvoir être gérés et évalués. Il doit y avoir des interfaces d’importation pour les cartes de carburant courantes (par ex. par fichier CSV).

• Surveillance des délais : Le système doit permettre de consigner des dates (changement de pneus, échéance du contrôle technique ou de l’ASU, date de péremption de la trousse de secours dépassée, etc.) Le respect de ces délais doit être soutenu par une fonction de rappel (par ex. par e-mail).

• Le système doit disposer d’un carnet de route allégé afin de garantir la traçabilité des kilomètres parcourus.

• La réservation de véhicules doit être facile et inclure des attributs supplémentaires, tels que « professionnel ou privé ».

• La gestion des personnes/conducteurs doit être liée à l’Active Directory.

• Les catégories de permis de conduire des conducteurs potentiels doivent pouvoir être gérées.

• Le système doit soutenir un processus de confirmation régulier pour la validation des permis de conduire, par exemple le contrôle électronique des permis de conduire.

• Dans le cadre de la réservation, il convient de vérifier si la personne possède encore un permis de conduire valide pour le véhicule.

• Les copies de permis de conduire ou d’autres documents doivent pouvoir être classés dans le contexte d’un conducteur.

• Les infractions et les dommages causés par un conducteur doivent pouvoir être consignés dans la gestion de la flotte.

• Le système doit disposer de fonctionnalités d’évaluation étendues.