Die wichtigsten Anforderungen an eine Fuhrparkverwaltung

Folgende Funktionen werden im Kontext einer Fuhrparkverwaltungssoftware immer wieder spezifiziert

• Fahrzeuge müssen angelegt bzw. konfiguriert werden können. Hierfür sollen Auswahllisten zur Verfügung stehen, die durch den Anwendungs-Administrator gepflegt werden können und die Auswertbarkeit verbessern.
• Im Zusammenhang mit der Fahrzeugverwaltung sollen Dokumente abgelegt werden können, z.B. gescannte Kaufverträge, Rechnungen, Fahrzeugpapiere, TÜV-Zertifikate, etc.
• Im System müssen Schäden und Mängel protokolliert werden können.
• Leasingverträge sollen verwaltet werden können. Für den nahenden Ablauf eines Leasingvertrages soll es eine Erinnerungsfunktion geben.
• Bei der Neuauswahl eines Firmenwagens soll die Position des Mitarbeiters berücksichtigt werden, sodass nur bestimmte Fahrzeugtypen/-klassen zur Auswahl stehen.
• Reparaturkosten, Tankkosten, sonstige Kosten sollen verwaltet und ausgewertet werden können. Für die gängigen Tankkarten soll es Import-Schnittstellen geben (z.B. per CSV-Datei).
• Terminüberwachung: Im System sollen Termine hinterlegt werden können (Reifenwechsel, TÜV oder ASU fällig, Verfallsdatum Verbandskasten abgelaufen, etc.). Die Einhaltung dieser Termine soll über eine Erinnerungsfunktion (z.B. per Mail) unterstützt werden.
• Das System soll über ein abgespecktes Fahrtenbuch verfügen, um die Nachvollziehbarkeit von Fahrleistungen zu gewährleisten.
• Die Reservierung von Fahrzeugen muss einfach möglich sein und zusätzliche Attribute, wie beispielsweise "dienstlich oder privat" beinhalten.
• Die Personen-/ Fahrerverwaltung soll mit dem Active-Directory verknüpft sein.
• Die Führerscheinklassen der potentiellen Fahrer sollen verwaltet werden können.
• Das System soll einen regelmässigen Bestätigungsprozess zur Validierung der Führerscheine unterstützen, z.B. elektronische Führerscheinkontrolle.

• Im Zusammenhang mit der Reservierung soll geprüft werden, ob die Person noch einen gültigen Führerschein für das Fahrzeug besitzt.

• Führerscheinkopien oder andere Dokumente sollen im Kontext eines Fahrers abgelegt werden können.
• Ordnungswidrigkeiten und Schäden, die durch einen Fahrer verursacht wurden, sollen in der Fuhrparkverwaltung hinterlegt werden können.
• Das System soll über umfangreiche Auswertungsfunktionalitäten verfügen.