vysoft PVS - die digitale Personalakte auf MS SharePoint Basis
Mit dem Personal-Verwaltungs-System (PVS) werden die Inhalte und Abläufe des Personalwesens optimiert. In der digitalen Personalakte können Stammdaten, Tätigkeitsprofile, Dokumente, Formulare, Arbeitszeitprofile, Arbeitszeitmeldungen, Abwesenheiten, Dienstpläne, Weiterbildungen sowie E-Mails und Wiedervorlagen im Kontext eines Mitarbeiters abgelegt und nachvollzogen werden. Zudem lassen sich die Abläufe abteilungsübergreifend automatisieren, sodass der aktuelle Status und die Verantwortlichkeiten rund um die Personalprozesse jederzeit transparent und nachvollziehbar bleiben.
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Komplexität und Durchlaufzeiten reduzieren
Transparenz und Evidenz verbessern
Dokumente in Informationen verwandeln
Personal-Prozesse integrieren
Datenschutz und Zugang gewährleisten
Arbeitsabläufe koordinieren und automatisieren
Von der Bewerberauswahl, dem Onboarding, Vertragsanpassungen bis hin zum Austritt - jeder Prozess wird kundenindividuell konfiguriert und ist effizient und nachvollziehbar in vysoft PVS abgebildet
Organisationsstrukturen abbilden und Restrukturierungen umsetzen
Die Aufbauorganisation und daraus resultierende Berechtigungen können ganz einfach im System abgebildet werden. Für Änderungen in der strukturellen Zuordnung einer Person oder einer Organisationseinheit stehen integrierte Skripte zur Verfügung.
Digitale Formulare abbilden
Für Urlaubs-/ Gleitzeitanträge, Schwangerschaftsmeldungen, Formulare von Mitarbeitervertretung/ Betriebsrat etc. stehen digitale Formulare im Self-Service Bereich zur Verfügung. Die Genehmigung/ Information erfolgt auf Basis der Organisationsstruktur und ist jederzeit nachvollziehbar
Urlaube und sonstige Abwesenheiten planen und nachhalten
In der Personalakte wird die individuelle Abwesenheit protokolliert, in der organisationsspezifischen Akte erhält man eine Übersicht der Abwesenheiten für die zugeordneten Mitarbeiter
Anschreiben und Serienbriefe erstellen
Dokumentenvorlagen stehen zentral zur Verfügung. Die Stammdaten der Adressaten werden automatisch aus der digitalen Akte übernommen und die erzeugten Dokumente in der digitalen Akte abgelegt
Dokumente erfassen und verarbeiten
Mit Capturing-Plattformen verwandeln wir Papier und elektronische Dokumente schnell und sicher in wertschöpfende Informationen
Mitarbeiter entwickeln
Mitarbeitergespräche, Weiter- und Fortbildungsmaßnahmen planen und dokumentieren
Dienstplan erstellen
Den Personaleinsatz unter Berücksichtigung von Abwesenheiten und Arbeitszeitprofilen planen
Arbeitszeiten erfassen und prüfen/ genehmigen
Arbeitszeiten erfassen, Arbeitszeitmeldungen genehmigen und weiterleiten, Rückstellungen für Personalaufwand managen
Auswertungen erstellen
Flexibles Berichtswesen, z.B. zum Personalstand oder zum Status der Personalprozesse
Personalakte
- Für PVS-Anwender
- Schreibzugriff
- Digitale Akte je Person - Zugriff jeweils nur auf die Akten/ Inhalte entsprechend Berechtigung
Orga-Akte
- Für PVS-Anwender
- Schreibzugriff
- Digitale Akte je Organisationseinheit - Zugriff jeweils nur auf die Akten/ Inhalte entsprechend Berechtigung
Self-Service
- Für alle Mitarbeiter
- Schreibzugriff auf die Formularfelder
- Die Stammdaten aus den Akten werden zur Initialisierung der Formulare genutzt
Akteneinsicht
- Für alle Mitarbeiter
- Lesezugriff
- Temporäre Einsichtnahme der eigenen Personalakte - muss vom Personalreferenten freigegeben werden
