vysoft RMS - die führende Software zur Raum- und Ressourcenverwaltung auf Basis MS SharePoint/ Microsoft 365
Integrieren Sie das gesamte Raum-, Gäste- und Dienstleistermanagement zu einer sicheren und skalierbaren Lösung, die jedem ein großartiges Buchungserlebnis bietet.
Das vysoft RMS unterstützt Sie bei der Organisation von Meetings und deren Ausgestaltung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder das Catering organisieren. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über die zu erwartenden Gäste und deren Status. Die integrierten digitalen Türschilder und Foyer-Displays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.
Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unsere Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings, indem Sie schnell und unkompliziert Zugriff auf unser Informationspaket bzw. die Demo-Umgebung erhalten.
Eine moderne Ressourcenbuchung, nahtlos integriert in Ihre Microsoft 365- bzw. MS Teams-Infrastruktur
Vorteile durch den Einsatz von vysoft RMS
Integrieren Sie die Raumverwaltung perfekt in Ihr Intranet. Im gleichen Look & Feel wie weitere Funktionalitäten, beispielsweise Fuhrparkverwaltung, Desk-Sharing oder beliebige andere vysoft-Lösungen. Der Nutzen ist offensichtlich:
Räume auslasten, Kosten senken
Konflikte vermeiden, Aufwand reduzieren
Mitarbeiter und Gäste informieren
Catering und Technik organisieren
Vor Ort oder per Handy buchen
Wichtigste Funktionen der Software zur Raumverwaltung
Graphische Belegungsübersicht Strukturierte Darstellung der Räume sowie der Auslastung - in einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Listenansicht
Konfigurierbare Raumreservierung Gegliedertes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsverfahren
Mehrsprachig Standardmäßige Deutsch und Englisch
Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
Intelligente Raumsuche Mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. Kapazität, Bestuhlung, Ausstattungsoptionen) und verfügbar sind
Serien- oder Alternativtermine Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit der einzelnen Termine übersichtlich dargestellt
Kopplung
Räume können einzeln oder im Verbund gebucht werden
Bewirtung Integrierte Organisation der Verpflegung - z. B. mit E-Mail-Funktion an den verantwortlichen Caterer
Vorlauf- und Stornofristen Konfigurierbare Vorlauf-/ Stornofristen für Dienstleister
Besuchermanagement Einladungen und Empfang der Gäste arrangieren
Bestuhlungsverwaltung Mit Beauftragungsfunktion - z. B. inklusive E-Mail-Funktion an die Raumtechnik
Medien- und Technikausstattung Optionale Technik einfach mitbuchen
Integriertes Dokumenten-Management Z. B. für die Ablage einer Agenda
Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen Per E-Mail oder Aufgabenliste
iCalendar-Einladungen Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im standardisierten iCal-Datenformat (wird von allen gängigen Mail-Clients unterstützt)
Workflow & Aufgabenverwaltung
Email Service MS Outlook-Integration
MS Office-Integration
Umfangreiche Auswertungsfunktionalität Z. B. zur Auslastung
Flexibles Hosting
Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden
Single Sign-on Anbindung an das Unternehmensverzeichnis (Active Directory)
Wesentliche Aktivitäten, die unsere Software-Lösung zur Raumverwaltung unterstützt
Räume buchen
Jede Art von Raumbuchung einfach und effizient durchführen. Die Kalenderansicht beinhaltet eine Tages-, Wochen-, Monats- oder Listen-Ansicht
Intelligente Raum-Suche
Nach Angabe von Wunschkriterien (z.B. Raumgröße, barrierefrei, Bestuhlungs- bzw. Ausstattungsvarianten) werden die passenden und verfügbaren Räume aufgelistet
Serientermine anlegen
Einfach nur den Zeitraum und die Wiederholungen spezifizieren, danach wird die Verfügbarkeit direkt ersichtlich
Standorte und Räume konfigurieren
Eine beliebige Anzahl von Standorten und Räumen konfigurieren, inklusive Kartenansicht
Kopplungsräume verwalten und belegen
Zwei oder mehrere Räume können als Kopplungsraum konfiguriert werden. Die Buchung eines Kopplungsraums berücksichtigt die Belegung der Bestandteile und umgekehrt
Teilnehmer einladen
Interne oder externe Gäste einladen. Die Einladungen werden im standardisiertem iCalendar-Format versendet, der Teilnehmerstatus ist jederzeit nachvollziehbar
Catering organisieren
Die Verpflegung der Gäste organisieren, aus mehreren Bewirtungsoptionen auswählen. Die Kommunikation mit dem Caterer/ der Kantine erfolgt automatisch
Buchungen genehmigen
Konfigurierbare Genehmigungsverfahren, z. B. im Fall von kostenpflichtigen externen Räumen oder Catering
Technik managen
Die Bestuhlung oder optionale Technik bestellen
Video- oder Web-Konferenzen einrichten
Informationen zur Video- oder Webkonferenzen integriert im Kontext der Einladung versenden
Raum - und Foyer-Beschilderung festlegen
Gäste und Mitarbeiter leiten. Unsere Touch-Displays können viel mehr als nur digitale Raumbeschilderung