vysoft RMS - die führende Software zur Raum- und Ressourcenverwaltung auf Basis MS SharePoint/ Microsoft 365

Integrieren Sie das gesamte Raum-, Gäste- und Dienstleistermanagement zu einer sicheren und skalierbaren Lösung, die jedem ein großartiges Buchungserlebnis bietet.

Das vysoft RMS unterstützt Sie bei der Organisation von Meetings und deren Ausgestaltung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder das Catering organisieren. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über die zu erwartenden Gäste und deren Status. Die integrierten digitalen Türschilder und Foyer-Displays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.

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+49 89 700 744 070
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Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unsere Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings, indem Sie schnell und unkompliziert Zugriff auf unser Informationspaket bzw. die Demo-Umgebung erhalten.

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Eine moderne Ressourcenbuchung, nahtlos integriert in Ihre Microsoft 365- bzw. MS Teams-Infrastruktur

Vorteile durch den Einsatz von vysoft RMS

Integrieren Sie die Raumverwaltung perfekt in Ihr Intranet. Im gleichen Look & Feel wie weitere Funktionalitäten, beispielsweise Fuhrparkverwaltung, Desk-Sharing oder beliebige andere vysoft-Lösungen. Der Nutzen ist offensichtlich:

Räume auslasten, Kosten senken

Konflikte vermeiden, Aufwand reduzieren

Mitarbeiter und Gäste informieren

Catering und Technik organisieren

Vor Ort oder per Handy buchen

Wichtigste Funktionen der Software zur Raumverwaltung

Graphische Belegungsübersicht
Strukturierte Darstellung der Räume sowie der Auslastung - in einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Listenansicht
Konfigurierbare Raumreservierung
Gegliedertes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsverfahren
Mehrsprachig
Standardmäßige Deutsch und Englisch
Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
Intelligente Raumsuche
Mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. Kapazität, Bestuhlung, Ausstattungsoptionen) und verfügbar sind
Serien- oder Alternativtermine
Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit der einzelnen Termine übersichtlich dargestellt
Kopplung
Räume können einzeln oder im Verbund gebucht werden
Bewirtung
Integrierte Organisation der Verpflegung - z. B. mit E-Mail-Funktion an den verantwortlichen Caterer
Vorlauf- und Stornofristen
Konfigurierbare Vorlauf-/ Stornofristen für Dienstleister
Besuchermanagement
Einladungen und Empfang der Gäste arrangieren
Abrechnungsfunktionalität
Raumnutzung und/oder Catering
Bestuhlungsverwaltung
Mit Beauftragungsfunktion - z. B. inklusive E-Mail-Funktion an die Raumtechnik
Medien- und Technikausstattung
Optionale Technik einfach mitbuchen
Integriertes Dokumenten-Management
Z. B. für die Ablage einer Agenda
Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
Per E-Mail oder Aufgabenliste
iCalendar-Einladungen
Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im standardisierten iCal-Datenformat (wird von allen gängigen Mail-Clients unterstützt)
Workflow & Aufgabenverwaltung
Email Service
MS Outlook-Integration
MS Office-Integration
Umfangreiche Auswertungsfunktionalität
Z. B. zur Auslastung
Flexibles Hosting
Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden
Single Sign-on
Anbindung an das Unternehmensverzeichnis (Active Directory)

Wesentliche Aktivitäten, die unsere Software-Lösung zur Raumverwaltung unterstützt

Räume buchen

Jede Art von Raumbuchung einfach und effizient durchführen. Die Kalenderansicht beinhaltet eine Tages-, Wochen-, Monats- oder Listen-Ansicht

Intelligente Raum-Suche

Nach Angabe von Wunschkriterien (z.B. Raumgröße, barrierefrei, Bestuhlungs- bzw. Ausstattungsvarianten) werden die passenden und verfügbaren Räume aufgelistet

Serientermine anlegen

Einfach nur den Zeitraum und die Wiederholungen spezifizieren, danach wird die Verfügbarkeit direkt ersichtlich

Standorte und Räume konfigurieren

Eine beliebige Anzahl von Standorten und Räumen konfigurieren, inklusive Kartenansicht

Kopplungsräume verwalten und belegen

Zwei oder mehrere Räume können als Kopplungsraum konfiguriert werden. Die Buchung eines Kopplungsraums berücksichtigt die Belegung der Bestandteile und umgekehrt

Teilnehmer einladen

Interne oder externe Gäste einladen. Die Einladungen werden im standardisiertem iCalendar-Format versendet, der Teilnehmerstatus ist jederzeit nachvollziehbar