vysoft RMS - die führende Software zur Raum- und Ressourcenverwaltung auf Basis MS SharePoint/ Microsoft 365

Integrieren Sie das gesamte Raum-, Gäste- und Dienstleistermanagement zu einer sicheren und skalierbaren Lösung, die jedem ein großartiges Buchungserlebnis bietet.
Das vysoft RMS unterstützt Sie bei der Organisation von Meetings und deren Ausgestaltung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder das Catering organisieren. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über die zu erwartenden Gäste und deren Status. Die integrierten digitalen Türschilder und Foyer-Displays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.
Beispielhafte Referenzen






Informieren Sie sich!
Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unsere Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings, indem Sie schnell und unkompliziert Zugriff auf unser Informationspaket bzw. die Demo-Umgebung erhalten.

Eine moderne Ressourcenbuchung, nahtlos integriert in Ihre Microsoft 365- bzw. MS Teams-Infrastruktur

Vorteile durch den Einsatz von vysoft RMS
Integrieren Sie die Raumverwaltung perfekt in Ihr Intranet. Im gleichen Look & Feel wie weitere Funktionalitäten, beispielsweise Fuhrparkverwaltung, Desk-Sharing oder beliebige andere vysoft-Lösungen. Der Nutzen ist offensichtlich:

Räume auslasten, Kosten senken

Konflikte vermeiden, Aufwand reduzieren

Mitarbeiter und Gäste informieren

Catering und Technik organisieren

Vor Ort oder per Handy buchen
Wichtigste Funktionen der Software zur Raumverwaltung
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Graphische Belegungsübersicht
Strukturierte Darstellung der Räume sowie der Auslastung - in einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Listenansicht -
Konfigurierbare Raumreservierung
Gegliedertes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsverfahren -
Mehrsprachig
Standardmäßige Deutsch und Englisch -
Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
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Intelligente Raumsuche
Mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. Kapazität, Bestuhlung, Ausstattungsoptionen) und verfügbar sind -
Serien- oder Alternativtermine
Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit der einzelnen Termine übersichtlich dargestellt -
Kopplung
Räume können einzeln oder im Verbund gebucht werden -
Bewirtung
Integrierte Organisation der Verpflegung - z. B. mit E-Mail-Funktion an den verantwortlichen Caterer -
Vorlauf- und Stornofristen
Konfigurierbare Vorlauf-/ Stornofristen für Dienstleister -
Besuchermanagement
Einladungen und Empfang der Gäste arrangieren -
Abrechnungsfunktionalität
Raumnutzung und/oder Catering -
Bestuhlungsverwaltung
Mit Beauftragungsfunktion - z. B. inklusive E-Mail-Funktion an die Raumtechnik -
Medien- und Technikausstattung
Optionale Technik einfach mitbuchen -
Integriertes Dokumenten-Management
Z. B. für die Ablage einer Agenda -
Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
Per E-Mail oder Aufgabenliste -
iCalendar-Einladungen
Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im standardisierten iCal-Datenformat (wird von allen gängigen Mail-Clients unterstützt) -
Workflow & Aufgabenverwaltung
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Email Service
MS Outlook-Integration -
MS Office-Integration
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Umfangreiche Auswertungsfunktionalität
Z. B. zur Auslastung -
Flexibles Hosting
Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden -
Single Sign-on
Anbindung an das Unternehmensverzeichnis (Active Directory)
Wesentliche Aktivitäten, die unsere Software-Lösung zur Raumverwaltung unterstützt

Räume buchen

Intelligente Raum-Suche

Serientermine anlegen

Standorte und Räume konfigurieren

Kopplungsräume verwalten und belegen

Teilnehmer einladen
Interne oder externe Gäste einladen. Die Einladungen werden im standardisiertem iCalendar-Format versendet, der Teilnehmerstatus ist jederzeit nachvollziehbar

Catering organisieren

Buchungen genehmigen
Konfigurierbare Genehmigungsverfahren, z. B. im Fall von kostenpflichtigen externen Räumen oder Catering

Technik managen

Video- oder Web-Konferenzen einrichten

Raum - und Foyer-Beschilderung festlegen

Räume per Handy oder digitalem Türschild buchen

Türen öffnen

Check-in
Anmeldung zu einer Besprechung vor Ort durchführen und dadurch die tatsächliche Auslastung protokollieren

Auswertungen erstellen
Raumauslastung, Kosten je Abteilung, Buchungen im Zeitraum etc. standardisiert oder ad hoc
Produkt-Screenshots der Raum-und Ressourcenverwaltungs-Softwar

Mobile Tagesansicht

Buchung Mobile Device

Buchungsformular
Weitergehende Informationen zur Raumverwaltung
Einsatzgebiete
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Besprechungsraum
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Arztzimmer
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Therapieraum
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Gemeinderaum
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Unterrichtsraum
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Büroraum
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Gruppenraum
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Bürgerhaus