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Übersicht der Raumbelegung in grafischer Darstellung
In einer Tages-, Wochen, Monats- oder Listenansicht wird die Auslastung der Räume übersichtlich dargestellt.
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Bearbeitbare Raumreservierung
Übersichtlich gestaltetes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsworkflow
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Genehmigung werden organisations- und rollenspezifisch berechtigt
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Smarte Suchanfragen
Im Reservierungsformular könnnen verschiedene Eigenschaften, wie beispielsweise barrierefrei, Raumgröße, Bestuhlung, Medienausstattung ausgewählt werden. Als Ergebnis werden dann nur buchbare Räume angezeigt, die den vorher ausgewählten Kriterien entsprechen.
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Wiederkehrende Termine
Bei Serienterminen, wie wochentliche Jour Fix oder monatliche Bereichsleitermeetings, wird die Raumverfügbarkeit bei der Buchung für alle notwendigen Termine direkt berücksichtig und strukturiert angezeigt.
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Raumverknüpfung
Mehrere Räume können einzeln oder verknüpft gebucht werden
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Catering
Im Buchungsformular können verschiedene Verköstigungsmöglichkeiten ausgewählt werden. Mit der Buchungsanfrage wird direkt eine Benachrichtigung an die Kantine oder den Caterer gesandt.
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Teilnehmerorganisation
Direkt aus dem Raumreservierungs-System können Einladungen an die Besucher gesandt und der Empfang dieser gemanaget werden
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Abrechnungsmodul
Gegebenenfalls anfallende Kosten für eine Raumnutzung und/oder die Bewirtung können direkt abgerechnet werden
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Bestuhlungsmanagement
Mit der Buchungsfreigabe kann die gewünschte Bestuhlung direkt beauftragt werden. Das Facility Management erhält direkt eine Beauftragungsnachricht mit der Bestellung, unter Berücksichtigung von Umbauzeiten.
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IT-Ausstattung
Benötigte Medien und Technik werden direkt im Buchungsformular bestellt und ggf. nach benötigter Freigabe automatisch in den entsprechenden Abteilungen bestellt.
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Dokumentenmanagement
Ein unkompliziertes Ablagesystem per Drag&Drop erleichtert den Austausch benötigter Unterlagen, wie beispielsweise eine Agenda oder benötigte Unterlagen zur Vorbereitung
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Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
Per Email oder Aufgabenliste
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Standardisierte Einladungen
Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt)
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Workflowverwaltung und Aufgabenübersicht
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E-Mail Service mit MS Outlook Einbindung
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Inklusion von MS Office Anwendungen
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Aussagekräftige Statistiken
Beispielsweise zur Auslastung und Bedarfsanalyse
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Verschiedene Hostingmöglichkeiten
Die Applikation ist über das eigene Intranet oder als Cloud-Lösung verfügbar
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Single Sign On
Anbindung an firmeneigene Active Directory