Raumbuchungssystem zur Verwaltung von Räumen und Ressourcen und die Planung von Besprechungen
Mit dem vysoft RMS Raumbuchungssystem Meetings deutlich einfacher organisieren
Das vysoft Raumbuchungssystem hilft Ihnen bei der Ausgestaltung von Besprechungen oder Schulungen. Sie können die Raumbelegung, technische Ausstattung, Verpflegung oder auch die Bestuhlung über das Reservierungssystem planen und verwalten. Den Organisator und Empfang informiert das Besuchermanagement über den Teilnahmestatus der Gäste. Darüberhinaus können ihre Gäste und Mitarbeiter über die angebundenen Raumbeschilderungen und Besucherinformationsdisplays informiert und geleitet werden.
Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unser Raumbuchungssystem, indem Sie schnell und unkompliziert Zugriff auf unsere Demo-Umgebung erhalten.
Eine modernes Raumbuchungssystem nahtlos integriert in Ihre Microsoft 365 bzw. MS Teams Infrastruktur
Vorteile durch den Einsatz des vysoft Raumbuchungssystems
Verbinden Sie das Raumbuchungssystem einfach mit Ihrem Intranet - der Nutzen ist offensichtlich:
Räume auslasten, Kosten senken
Aufwand reduzieren, Konflikte vermeiden
Interne und externe Teilnehmer informieren
Medien und Bewirtung arangieren
Im Voraus oder Vorort Buchen
Die umfangreichen Funktionen des Raumbuchungssystems im Überblick:
Bildliche Belegungsübersicht Übersichtliche Ansicht von Räumen und deren Nutzung - in einer Listen-, Tages-, Wochen oder Monatsansicht
Konfigurierbare Raumbuchung Übersichtliches Buchungs-Formular mit integriertem Genehmigungsworkflow
Abteilungs- und positionsspezifisches Berechtigungskonzept
Clevere Raumsuche Über das Buchungsformular werden nur Räume angezeigt, die verfügbar sind und bestimmte Anforderungen erfüllen (beispielsweise: barrierefrei, Mindestgröße, Bestuhlungsoption, vorhandene Ausstattung)
Serientermine An den jeweiligen Terminen wird der Status der Räume strukturiert angezeigt
Kopplung Einzelnd oder auch im Verbund können
Räume gebucht werden
Verpflegung Die Buchung der Bewirtung - inklusive Benachrichtigungsfunktion für die Kantine bzw. den Caterer - ist im Raumbuchungssystem integriert
Gästeverwaltung Direkt im System können Einladungen und der Empfang von Besuchern koordiniert werden
Abrechnungsfunktionalität Die Verpflegung oder Raumnutzung mit internen oder externen Abteilungen kann aus dem System heraus abgerechnet werden
Bestuhlungsauswahl Direkte Beauftragung mit Benachrichtigungsfunktion für das Facility Management unter Berücksichtigung von Rüstzeiten
Technikausstattung Benötigte Medien oder IT einfach gleich mit buchen
Integriertes Dokumenten Management Eine Agenda oder Menüplan kann zentral für alle abgelegt werden
Workflowbasierte Benachrichtigungen Über eine Aufgabenliste oder per E-Mail
Standardisierte Einladungen
Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt)
Aufgaben- und Workflow-Verwaltung
E-Mail Service Integration mit MS Outlook
Einbindung von MS Office Anwendungen
Umfassende Möglichkeiten zur Auswertung Beispielsweise zur Raumnutzung oder des Technikbedarfs
Flexibles Hosting
Das Raumbuchungssystem kann in der Cloud oder im Intranet betrieben werden, als Kauf- oder Mietvariante
Single Sign On
Anmeldungen direkt über das eigene Unternehmensverzeichnis (Active Directory)
Das Raumbuchungssystem unterstützt wichtige Aktivitäten:
Raum buchen
Simple und effiziente Durchführung jeder Art von Raumbuchung. Die Kalenderansicht beinhaltet eine Listen-, Tages-, Wochen- oder Monats-Ansicht
Raum suchen
Zuerst Wunschfaktoren eingeben (z.B. Kapazität, barrierefrei, Bestuhlungs- odr Ausstattungsoptionen) und es werden nur jene Räume gelistet, welche die Kriterien erfüllen und am ausgewählten Datum verfügbar sind
Serientermin anlegen
Wiederholende Termine mit einem gewünschten Rythmus festlegen. Die Verfügbarkeit des Raumes wird übersichtlich dargestellt
Standorte und Räume verwalten
Räume an verschiedenen Standorten in unbegrenzter Anzahl konfigurieren, eine übersichtliche Kartenansicht unterstützt die Auswahl und Anlage
Kopplungsräume belegen
Als Kopplungsraum könnne mehrere Räume zusammen gebucht werden. Bei der Buchung wird stets der Status der benötigten Räume berücksichtigt
Einladungen versenden
Per E-Mail werden interne oder externe Gäste mittels standardisiertem iCalender Format eingeladen, der Status der Teilnehmer ist jederzeit nachvollziehbar
Bewirtung managen
Aus mehreren Verpflegungsoptionen auswählen und direkt die Kommunikation mit dem Caterer oder der Kantine arrangieren
Belegungen autorisieren
Buchungen über ein festgelegtes Genehmigungsverfahren im Falle von kostenpflichtigen externen Räumen oder Catering anfragen und freigeben
Medien organisieren
Notwendige Medien, IT-Ausstattung und Bestuhlung bestellen
Video oder Web-Konferenzen planen
Direkt mit der Einladung Informationen zu Video- oder Webkonferenzen versenden
Raumbeschilderung festlegen
Mit modernen Touch-Displays werden Gäste und Mitarbeiter vom Foyer bis in den Meetingraum geleitet. Belegungen sind vor Ort sofort einsehbar.