vysoft NKS für Kälteschutzprogramm der Stadt München

vykon implementiert vysoft Notquartier- und Klientenmanagement System für Kälteschutzprogramm der Stadt München

Grünwald, November 2013.  Die Münchner Unternehmensberatung vykon vernetzt mit seiner vysoft-Lösung gemeinnützige und städtische Wohlfahrteinrichtungen im Kälteschutzprogramm 2013. Das Kooperationsprojekt zwischen der Stadt München, dem Evangelischen Hilfswerk und Jonas Better Place bietet seit 01. November rund 400 Notfallschlafplätze für wohnungslose Hilfesuchende.

Die Zusammenarbeit der beteiligten Einrichtungen wurde bisher nicht durch eine Software-Lösung unterstützt. Ein Austausch darüber, beispielsweise wer, wie viel Kontingent für Hilfesuchende frei hat, konnte nicht unkompliziert und tageszeitgenau abgeglichen werden. Zur Vernetzung der verschiedenen Einrichtungen hat vykon mit Hilfe ihrer eigens entwickelten Methodik eine Softwarelösung implementiert, die eine technisch unkomplizierte Vernetzung der einzelnen Einrichtungen ermöglicht. Darüber hinaus dient sie der Aufnahme und Zuweisung der Hilfesuchenden, der statistischen Auswertung der Zulaufzahlen sowie der angeschlossenen Beratungsangebote.

Optimierte Abläufe mit der vykon-Methodik

„Unsere Erfahrung zeigt, dass Fehler und Ineffizienzen besonders häufig an den Schnittstellen von Abteilungen auftreten“, stellt Holger von Chossy - Geschäftsführer der vykon GmbH & Co. KG - immer wieder fest. Business Process Management (BPM) schaffte im Rahmen des Projektes optimierte Abläufe in allen Bereichen. Effizienz als auch Transparenz wurden erhöht, Fehler reduziert und Verantwortlichkeiten klar definiert. Im Rahmen des Kälteschutzprojektes wurden zunächst Abläufe und Prozesse für einen sogenannten Soll-Zustand definiert, woraufhin dann eine passgenaue Anwendung mit MS SharePoint erstellt wurde.

Mit dieser Applikation ist es den verschiedenen Einrichtungen diesen Winter möglich, eine einheitliche Erfassung der Daten von Hilfesuchenden zu gewährleisten, tageszeitgenaue Abfragen über Kapazitäten der einzelnen Einrichtungen durchzuführen, verschiedene Schnittstellen zu E-Mail oder Excel einzubinden, unterschiedliche Berechtigungen für unterschiedliche Anwender anzubieten, neue Mitarbeiter unkompliziert einzuweisen sowie die Weiterleitung Hilfesuchender an Beratungsangebote sicher zu stellen. Außerdem konnte mit der Anwendung ein hoher Datenschutzanspruch gesichert werden.

Nachhaltigkeit durch die vykon-Methodik

Die durch die vykon-Methodik entwickelte Anwendung für das Kälteschutzprojekt ist einfach, einheitlich, flexibel und preiswert. Die Kombination dieser Eigenschaften macht die Lösung nachhaltig:

Einfach:

BPM ist ein bewährtes Vorgehensmodell zur Optimierung von Abläufen. Die Lösung ist grundsätzlich maßgeschneidert und bildet die spezifischen Inhalte und Aktivitäten des Kälteschutzprojektes ab. Durch die Vorgehensweise wird Transparenz geschaffen.

Einheitlich:

Die vysoft-Lösung basiert vollständig auf einer standardisierten Infrastruktur von MS SharePoint, welches sich bereits im Einsatz bei der Inneren Mission München befand. Die Infrastruktur bietet die Möglichkeit weitere Anwendungen zu implementieren, wie beispielsweise ein Intranet, Qualitätsmanagement, Personalverwaltung, etc. Auf Basis der vereinheitlichten Inhalte und Vorgänge können verlässliche Kennzahlen und Statistiken ermittelt werden.

Flexibel:

Arbeitsabläufe und Inhalte (Felder) werden mit der Anwendung konfiguriert, nicht programmiert und bietet daher eine vollintegrierte MS Lösung mit vorhandenen Schnittstellen zu MS Office Programmen wie Outlook, Excel, Word, Access und PowerPoint. Darüber hinaus sind spezifische Anpassungen leicht in Eigenregie möglich und die Anwendung kann problemlos in einer Intranet-Lösung integriert werden. Das bedeutet für das Kälteschutzprojekt: Aus der hohen Flexibilität folgt die Zukunftssicherheit.

Preiswert:

Es entstehen keine zusätzlichen Lizenzkosten, da zum Teil die bestehende Infrastruktur genutzt wurde und damit besser ausgelastet wird. Die vykon Lösung bietet somit Planungssicherheit und vermeidet unnötige Kosten.

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vysoft Busines-Case-Appoval eingeführt

SharePoint-Lösung für Business-Case-Approval-Prozess eines DAX 30 Finanzdienstleisters

Grünwald, März 2014.  Für den Geschäftsbereich Managed Operations and Services eines DAX 30 Finanzdienstleisters hat die Unternehmensberatung vykon eine auf MS SharePoint basierte Softwarelösung zur Abbildung der verschiedenen Prozessgruppen im Business-Case-Approval-Verfahren eingeführt. Die vysoft-Lösung auf Basis von MS SharePoint bietet umfangreiche Funktionen, damit das Business-Case-Genehmigungsverfahren sicher und nachvollziehbar ablaufen kann:

  • Ablage und Versionierung von MS Excel Business Case Dokumenten.
  • Abbildung des Approval Workflows durch mehrere QA-Stufen bzw.
    Hierachiestufen.
  • Automatische Synchronisation wesentlicher Inhalte aus den
    Excel-Templates mit SharePoint Listen.
  • Schwellwerte sind konfigurierbar. Vollständige Historisierung der
    Dokumente bzw. der Genehmigungen.
  • Status des Approvals ist für jeden transparent und nachvollziehbar.
  • Automatische Benachrichtigung bei anstehenden Aktivitäten bzw.
    bei Beendigung des Workflows.
  • Gruppenspezifisches Berechtigungskonzept.

Der Geschäftsbereich Managed Operations and Services wird mit der vysoft-Lösung professionell im Business-Case-Genehmigungsverfahren unterstützt, da jetzt alle Mitarbeiter, jederzeit den Status einer Projektgenehmigung einsehen können. Zudem ist der Genehmigungsablauf deutlich effizienter geworden und relevante Dokumente, wie Project Charter, Business Cases oder Change Requests beispielsweise werden zentral und versioniert abgelegt. Die vsoft-Lösung bietet somit Transparenz und Sicherheit für alle Prozessschritte im Business-Case-Approval-Verfahren.

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vysoft NKS Kälteschutzlösung für Notunterkunft-Verwaltung für Flüchtlinge erweitert

vykon erweitert vysoft NKS Kälteschutzlösung zur Notunterkunft-Verwaltung für Flüchtlinge

Grünwald, Mai 2014.  Nachdem die Unternehmensberatung vykon gemeinnützige und städtische Wohlfahrteinrichtungen im Kälteschutzprojekt 2013 bereits erfolgreich vernetzt hat, wurde das Projekt nun - hinsichtlich eines großen Bedarfs - auf die Verwaltung von Flüchtlingsunterkünften erweitert. Für Ämter, Behörden oder Wohlfahrtsverbände bietet die erweiterte vysoft-Lösung maßgeschneiderte Prozessunterstützung bei der Notquartierverwaltung für Obdachlose und Flüchtlinge. Mit der Anwendung werden verschiedene Einrichtungen vernetzt und alle Abläufe strukturiert. Die durch die vykon-Methodik entwickelte Anwendung ist: einfach, einheitlich, flexibel und preiswert. Die Kombination dieser Eigenschaften macht die Lösung nachhaltig.

Die Funkionen

  • Technisch unkomplizierte Vernetzung verschiedener Einrichtungen.
  • Einheitliche Datenerfassung von Hilfesuchenden und Einrichtungen.
  • Tageszeitgenaue Abfragen über Kapazitäten der einzelnen Einrichtungen, nach unterschiedlichen Kriterien wie Männer, Frauen, Kinder, mit Hund, etc.
  • Konkrete Zuweisung der Hilfesuchenden zu freien Betten in einem Bettenbuchungssystem.
  • Statistische Auswertungen über Zulaufzahlen und Beratungsangebote, auch als Abrechnungsgrundlage.
  • Einbindung verschiedener Schnittstellen, beispielsweise zu E-Mail oder Office Automatische Weiterleitung an Beratungsangebote.
  • Verschiedene Berechtigungen für unterschiedliche Nutzer.
  • Nutzung und Erfassung auf unterschiedlichen Endgeräten wie PC, Tablet oder Smartphone möglich.
  • Kartendarstellung zur Routenoptimierung verfügbar.
  • Arbeitsabläufe und Inhalte (Felder) werden konfiguriert und nicht programmiert, spezifische Anpassungen sind in Eigenregie möglich.
  • Active-Directory (keine separate Benutzerverwaltung).
  • Dokumente können im Kontext der Daten (z.B. Hilfesuchende, Unterkünfte) abgelegt werden.
  • Arbeitsabläufe, Wiedervorlagen können automatisiert werden.
  • Historisierung von Daten und Dateien.
  • Erweiterbarkeit (z.B. Intranet-Funktionalitäten, andere Arbeitsabläufe, Dokumentenablage, Kommunikation).

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vysoft Intranet speziell für soziale Träger

Flurfunk 2.0: vysoft Intranet-Anwendung wurde speziell für den Einsatz in sozialen Einrichtungen entwickelt

Grünwald, Juli 2014.  Weniger Bürokratie – mehr Zeit am Menschen. Mit der vysoft Intranet-Lösung können innerbetrieblichen Informationsströme beschleunigt, Arbeitsabläufe vereinfacht, Prozesse automatisiert sowie Mitarbeiter und Standorte besser vernetzt werden. Die Lösung besteht aus zahlreichen Bausteinen, die individuell zusammengestellt werden können und auf Ihre spezifischen Inhalte und Abläufe angepasst werden. Die Bausteine der vysoft Intranet-Lösung gliedern sich in drei Funktions-Schwerpunkte. Jeder Baustein innerhalb dieser Themenfelder kann individuell ausgewählt und weitere kundenspezifische Funktionen jederzeit hinzugefügt werden.

Bausteine/Funktionen

1. Informations-und Kommunikationsmanagement

  • Adressbuch, Mitarbeiterverzeichnis, Organigramm, Terminkalender
  • Klientendaten und -kontaktlisten
  • Foren & Blogs: Einfache Anlage von neuen Themenbereichen, Belohnung der Teilnehmer durch Badges, Enterprise 2.0 Funktionalität wie „Gefällt mir" und „Beste Antwort", Integration in die Intranet Volltextsuche
  • Interne News: Mehrere Nachrichtenkanäle mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten, Freigabeprozess, zeitgesteuerte Veröffentlichung, automatisches formatieren von Bildern, unterschiedliche Artikelvorlagen
  • Geschützte Bereiche: z.B. Teambereiche, Betriebsrats, Geschäftsführung
  • Kantinenplan, Schwarzes Brett
  • Vorschlagswesen, interne Ideenfindung
  • Mobiler Zugriff, für Außendienst oder Streetworker beispielsweise

2. Prozessunterstützung

  • Aktenmanagement und Dokumentenablage: Mehrstufiger Freigabe Prozess mit verschiedenen Berechtigungen für unterschiedliche Nutzer, Verwaltung von Vorlagen mit Platzhaltern, automatische Erstellung von PDFs bei der Veröffentlichung, Versionierung, Zugriffskontrolle, Alertfunktion
  • Interne Stellenausschreibungen mit Anbindung an HR
  • Buchung von Ressourcen und Räumen
  • Fuhrparkmanagement: Übersichtliche Darstellung der Reservierungen, Reservierungsworkflow mit Genehmigungsverfahren, Verwaltung von Fahrzeugdaten und Serviceterminen
  • Rechnungsmanagement: Ein-und Ausgang mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES), mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt.
  • Redaktionssystem (CMS): Content-Erstellung, -Verwaltung und -Freigabe sowie dezentrale Publikation mit verschiedenen Rechten für unterschiedliche Autoren
  • Web-to-print: Einfaches und einheitliches Erstellen von Druckvorlagen für alle Dokumente in Papierform, Visitenkarten, Werbematerialien, etc.
  • E-Mail-Kommunikation zu einem Vorgang oder Projekt kann abgelegt und für verschiedene Benutzer freigegeben werden. E-Mails müssen nicht mehr weitergeleitet und können jederzeit von Stellvertretern bearbeitet werden
  • Onboarding: Schnelleres integrieren neuer Mitarbeiter, strukturierte Verwaltung aller Maßnahmen und Unterlagen hierfür
  • Zeiterfassungs-System
  • Spesenmanagement und Urlaubsanträge
  • Webkonferenzen / Chat
  • Anbindung an SAP

3. Wissensmanagement

  • Glossar / Wissensdatenbank
  • FAQ / häufige Fragen
  • Informationen zu eigenen Leistungen, Lösungen und Produkte
  • Linklisten / Sozial Bookmarking
  • Literaturdatenbank
  • Suchfunktion mit Volltextsuche: Schnelles Finden von Dokumenten durch Volltextsuche und klare Ablagestrukturen
  • Vorlagenarchiv für Formulare, Anträge, Briefpapier, Verträge, etc.

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Neuer Partner für die vykon Prozess-Beratung

Michael Berg-Müller wird als Leiter Entwicklung neuer Partner bei der vykon Prozess-Beratung

Grünwald, Januar 2014.  Mit Beginn des neuen Geschäftsjahres 2014 wurde Michael Berg-Müller (32) als Partner bei der Münchner Unternehmensberatung vykon aufgenommen.

Nach seinem Studium der Wirtschafts- und Medizinischen Informatik in Wien arbeitete der gebürtige Österreicher unter anderem als Technical Consultant für Hewlett Packard. In den letzten Jahren realisierte er als selbstständiger Berater und Trainer eine Vielzahl von Entwicklungs-Projekten in den Branchen Gesundheit, Maschinenbau und Handel.

Herr Berg-Müller überzeugte in der Vergangenheit besonders bei der Implementierung von vysoft Content & Collaboration Systemen für unsere Kunden aus den verschiedensten Bereichen und wird vykon ab sofort als Leiter der Entwicklungsabteilung verstärken.

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