Software zur Raumreservierung und Verwaltung von Ressourcen für eine effiziente Organisation von Meetings

Besprechnungen mit der vysoft RMS Raumreservierung erfolgreich planen und durchführen

Die Planung und Durchführung von Schulungen oder Meetings wird mit vysoft RMS hilfreich unterstützt. Die Raumauswahl nach bestimmten Kriterien, die Raumbelegung mit gewünschten Sitz- oder Stehplätzen sowie deren spezifische Aufstellung, die technische Ausrüstung oder auch die Verköstigung können schnell und bequem über das System der Raumreservierung organisiert werden. Das integrierte Gästemanagement informiert Veranstalter und Empfang über den Teilnahmestatus der Gäste. Eine angebundene digitale Beschilderung über Touch-Panel-Displays informiert und leitet alle Teilnehmer von der Eingangshalle bis zum Meetingraum.

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Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unsere Software zur Raumreservierung und Ressourcenverwaltung sowie zur effizienten Organisation von Besprechungen!

Mit der vysoft RMS Raumreservierung stets im Vorteil:

Die vysoft Raumreservierung sowie viele andere vysoft Anwendungen für etliche Einsatzbereiche lassen sich unkompliziert in Ihr Intranet integrieren - alles im gleichen Look & Feel! Die Vorteile liegen auf der Hand:
Räume besser auslasten

Raumauslastung steigern, Ausgaben senken

Konflikte vermeiden

Konflikt-Vermeidung, Aufwands-Minderung

Mitarbeiter und Gäste informieren

Teilnehmer informieren und leiten

Buchungsprozesse unterstützen

Verkostung und Medien vorbereiten

Vorort und Adhoc Buchen

Buchungen direkt und sofort

Wesentliche Funktionen der vysoft Raumreservierung im Überblick

  • Übersicht der Raumbelegung in grafischer Darstellung
    In einer Tages-, Wochen, Monats- oder Listenansicht wird die Auslastung der Räume übersichtlich dargestellt.
  • Bearbeitbare Raumreservierung
    Übersichtlich gestaltetes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsworkflow
  • Genehmigung werden organisations- und rollenspezifisch berechtigt
  • Smarte Suchanfragen
    Im Reservierungsformular könnnen verschiedene Eigenschaften, wie beispielsweise barrierefrei, Raumgröße, Bestuhlung, Medienausstattung ausgewählt werden. Als Ergebnis werden dann nur buchbare Räume angezeigt, die den vorher ausgewählten Kriterien entsprechen.
  • Wiederkehrende Termine
    Bei Serienterminen, wie wochentliche Jour Fix oder monatliche Bereichsleitermeetings, wird die Raumverfügbarkeit bei der Buchung für alle notwendigen Termine direkt berücksichtig und strukturiert angezeigt.
  • Raumverknüpfung
    Mehrere Räume können einzeln oder verknüpft gebucht werden
  • Catering
    Im Buchungsformular können verschiedene Verköstigungsmöglichkeiten ausgewählt werden. Mit der Buchungsanfrage wird direkt eine Benachrichtigung an die Kantine oder den Caterer gesandt.
  • Teilnehmerorganisation
    Direkt aus dem Raumreservierungs-System können Einladungen an die Besucher gesandt und der Empfang dieser gemanaget werden
  • Abrechnungsmodul
    Gegebenenfalls anfallende Kosten für eine Raumnutzung und/oder die Bewirtung können direkt abgerechnet werden
  • Bestuhlungsmanagement
    Mit der Buchungsfreigabe kann die gewünschte Bestuhlung direkt beauftragt werden. Das Facility Management erhält direkt eine Beauftragungsnachricht mit der Bestellung, unter Berücksichtigung von Umbauzeiten.
  • IT-Ausstattung
    Benötigte Medien und Technik werden direkt im Buchungsformular bestellt und ggf. nach benötigter Freigabe automatisch in den entsprechenden Abteilungen bestellt.
  • Dokumentenmanagement
    Ein unkompliziertes Ablagesystem per Drag&Drop erleichtert den Austausch benötigter Unterlagen, wie beispielsweise eine Agenda oder benötigte Unterlagen zur Vorbereitung
  • Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
    Per Email oder Aufgabenliste
  • Standardisierte Einladungen
    Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung im iCalender-Datenformat (wird u.a. von MS Outlook, Lotus Notes und Thunderbolt/Lightning unterstützt)
  • Workflowverwaltung und Aufgabenübersicht
  • E-Mail Service mit MS Outlook Einbindung
  • Inklusion von MS Office Anwendungen
  • Aussagekräftige Statistiken
    Beispielsweise zur Auslastung und Bedarfsanalyse
  • Verschiedene Hostingmöglichkeiten
    Die Applikation ist über das eigene Intranet oder als Cloud-Lösung verfügbar
  • Single Sign On
    Anbindung an firmeneigene Active Directory

Wichtige Eigenschaften der vysoft Software zur Raumreservierung

Räumlichkeiten finden

Schnell und unkompliziert den passenden Raum finden und reservieren. Die Terminauswahl verfügt über eine Tages-, Wochen-, Monats- oder Listen-Ansicht

Intelligente Raumreservierung

Nach der Auswahl gewünschter Raumeigenschaften (z.B. Kapazität, barrierefrei, Bestuhlungs- oder Ausstattungsoptionen) werden nur Zimmer zur Auswahl angezeigt, die vefügbar sind und die ausgewählten Kriterien erfüllen.

Serientermin schalten

Nach Auswahl des Wiederholungsrytmus und Terminzeitraums werden verfügbare Räume übersichtlich dargestellt

Dependancen und Räumlichkeiten bearbeiten

Standorten und Zimmer können vielfach angelegt und passgenau konfiguriert werden

Kopplungsräume buchen und managen

Zwei oder mehrere Räume können als Kopplungsraum reserviert werden. Bei der Reservierung eines Kopplungsraums wird die Belegung der Bestandteile und umgekehrt geprüft

Gäste einladen

Teilneher - egal ob intern oder extern - werden mittel einer automatisch bei der Reservierung erstellten E-Mail eingeladen. Die E-Mail-Einladungen werden über ein standardisiertes iCalender Format versendet, der Status der Eingeladenen ist jederzeit sichtbar

Essen & Trinken bestellen

Das Catering der Teilnehmer kann schnell und einfach im Buchungsformular orgnisiert werden. Je nach Kundenwunsch kann aus verschiedenen Verpflegungsoptionen ausgewählt werden. Bei der Raumreservierung kann automatisch eine Bestellung an die Kantine oder einen im System hinterlegten Caterer erfolgen oder ein Genehmigungsprozess in Gang gesetzt werden

Raumreservierung freigeben

Bei Buchungen die Kosten beispielsweise für Verpflegung oder externe Räume erzeugen, kann automatisch ein Genehmigungsverfahren in Gang gesetzt werden

Ausstattung buchen

Aus verschiedenen Bestuhlungsmöglichkeiten oder Technikoptionen kann im Bestellformular gewählt werden.

Zu Video oder Web-Konferenzen einladen

An externe Teilnehmer können Informationen zur Video- oder Webkonferenz-Möglichkeit direkt mit der Einladung versandt werden

Empfangsbildschirm-/ Infoscreen-Lösungen

Teilnehmer professionell empfangen und leiten mit angeschlossenen Infoscreen-Lösungen

Digitale Türöffnung

Über das Raum-Displays die Türen bequem per RFID-Karte oder QR-Tag öffnen

Check-In

Teilnehmer können sich vor Ort digital anmelden, um die tatsächliche Auslastung zu protokollieren

Auswertungen und Statistiken

Statistiken zur Raumauslastung, Kosten je Abteilung, Buchungszeiträume, etc. Standardisiert oder Ad hoc

Produkt-Screenshots Raum-und Ressourcenverwaltung Software

Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien

Reservierungsübersicht mit konfigurierbaren Filterkriterien

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt der Rauverwaltung kofigurierbar

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt der Rauverwaltung kofigurierbar

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt

Technik-Optionen, Bewirtung, Bestuhlung alles in einem Schritt

In vysoft RMS können beliebige Standorte verwaltet werden, Sie erhalten einen übersichtlichen Raumbelegungsplan

Kartenansicht

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