Software zur Raumverwaltung, Ressourcenverwaltung und für die Organisation von Meetings

Meetings effizienter ausrichten mit der vysoft RMS Raumverwaltung

Das vysoft RMS unterstützt Sie bei der Organisation von Meetings und deren Ausgestaltung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder das Catering ausgestalten. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über die zu erwartenden Gäste und deren Status. Die integrierten digitalen Türschilder und Foyer-Displays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.

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Eine Demo sagt mehr als tausend Worte. Testen Sie ganz unverbindlich unsere Software zur Raum-, Ressourcenverwaltung und Organisation von Meetings, indem Sie schnell und unkompliziert Zugriff zu unserem Informationspaket bzw. der Demo-Umgebung erhalten.

Vorteile durch den Einsatz von vysoft RMS

Integrieren Sie die Raumverwaltung perfekt in Ihr Intranet. Im gleichen Look & Feel wie weitere Funktionalitäten, beispielsweise der Fuhrparkverwaltung, der Zeiterfassung, der Rechnungseingangsverwaltung oder beliebigen anderen vysoft Lösungen. Der Nutzen ist offensichtlich:
Räume besser auslasten

Räume auslasten, Kosten senken

Konflikte vermeiden

Konflikte vermeiden, Aufwand reduzieren

Mitarbeiter und Gäste informieren

Mitarbeiter und Gäste informieren

Buchungsprozesse unterstützen

Catering und Technik organisieren

Vorort und Adhoc Buchen

Vorort und Adhoc Buchen

Wichtigste Funktionen der Software zur Raumverwaltung

  • Graphische Belegungsübersicht 
    Strukturierte Darstellung der Räume sowie der Auslastung - in einer Tages-, Wochen, Monats- oder Listenanscht
  • Konfigurierbare Raumreservierung
    Gegliedertes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsverfahren
  • Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
  • Intelligente Raumsuche
    Mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmten Kriterien genügen (z.B.: Kapazität, Bestuhlung, Ausstattungsoptionen) und verfügbar sind
  • Serien- oder Alternativtermine
    Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit der einzelnen Termin übersichtlich dargestellt
  • Kopplung
    Räume können einzeln oder im Verbund gebucht werden
  • Bewirtung
    Integrierte Organisation der Verpflegung - mit z.B. Email-Funktion an den verantwortlichen Caterer
  • Besuchermanagement
    Einladungen und den Empfang der Gäste arrangieren
  • Abrechnungsfunktionalität
    Raumnutzung und/oder Catereing
  • Bestuhlungsverwaltung
    Mit Beauftragungsfunktion - inklusive z.B. Email-Funktion an die Raumtechnik
  • Medien- und Technikausstattung
    Optionale Technik einfach mit buchen
  • Integriertes Dokumenten Management
    Z.B. für die Ablage einer Agenda
  • Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
    Per Email oder Aufgabenliste
  • iCalendar Einladungen
    Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung standardisierten iCal-Datenformat (wird durch alle gängigen Mail-Clients unterstützt)
  • Workflow & Aufgabenverwaltung
  • Email Service
    MS Outlook Integration
  • MS Office Integration
  • Umfangreiche Auswertungsfunktionalität
    Z.B. zur Auslastung
  • Flexibles Hosting
    Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden
  • Single Sign On
    Anbindung an das Unternehmensverzeichnis  (Active Directory)

Wesentliche Aktivitäten, die unsere Software Lösung zur Raumverwaltung unterstützt

Räume buchen

Jede Art von Raumbuchung einfach und effizient durchführen. Die Kalenderansicht beeinhaltet eine Tages-, Wochen-, Monats- oder Listen-Ansicht

Intelligente Raum-Suche

Nach Angabe von Wunschkriterien (z.B. Raumgrösse, barrierefrei, Bestuhlungs- bzw.Ausstattungsvarianten) werden die passenden und verfügbaren Räume aufgelistet

Serientermine anlegen

Einfach nur den Zeitraum und die Wiederholungen spezifizieren, danach wird die Verfügbarkeit direkt ersichtlich

Standorte und Räume konfigurieren

Eine beliebige Anzahl von Standorten und Räumen konfigurieren, inklusive Kartenansicht

Kopplungsräume verwalten und belegen

Zwei oder mehrere Räume können als Kopplungsraum konfiguriert werden. Die Buchung eines Kopplungsraums berücksichtigt die Belegung der Bestandteile und umgekehrt

Teilnehmer einladen

Interne oder externe Gäste einladen. Die Einladungen werden mittels standardisiertem iCalender Format versendet, der Teilnehmerstatus ist jederzeit nachvollziehbar

Catering organisieren

Die Verpflegung der Gäste organisiern, aus mehreren Bewirtungsoptionen auswählen. Die Kommunikation mit dem Caterer/ der Kantine erfolgt automatisch

Buchungen genehmigen

Konfigurierbare Genehmigungsverfahren z.B. im Falle von kostenpflichtigen externen Räumen oder Catering

Technik managen

Die Bestuhlung oder optionale Technik bestellen

Video oder Web-Konferenzen einrichten

Informationen zur Video- oder Webkonferenzen integriert im Kontext der Einladung versenden

Raum - und Foyer-Beschilderung festlegen

Gäste und Mitarbeiter leiten. Unsere Touch-Displays können viel mehr als nur digitale Raumbeschilderung

Türen öffnen

Türen per RFID-Karte oder per QR-Tag öffnen. In Kombination mit unseren elektronischen Türschildern ist alles möglich

Check-In

Anmeldung zu einer Besprechung Vorort durchführen und dadurch die tatsächliche Auslastung protokollieren

Auswertungen erstellen

Raumauslatung, Kosten je Abteilung, Buchungen im Zeitraum, etc. Standardisiert oder Ad hoc

Produkt-Screenshots Raum-und Ressourcenverwaltung Software

Reservierungsübersicht mit Tages-, Wochen- oder Monatsansicht

Reservierungsübersicht mit Tages-, Wochen- oder Monatsansicht

Konfigurieren Sie die Bewirtung und die Ausstattung des Raumes

Konfigurieren Sie die Bewirtung und die Ausstattung des Raumes

Der Teilnahme-Status ist jederzeit transparent

Der Teilnahme-Status ist jederzeit transparent

Übersichtliche Kartendarstellung

Übersichtliche Kartendarstellung