vysoft RMS - die führende Software zur Raum- und Ressourcenverwaltung auf Basis MS SharePoint/ Office 365
Integrieren Sie das gesamte Raum-, Gäste- und Dienstleistermanagement zu einer sicheren und skalierbaren Lösung, die jedem ein großartiges Buchungserlebnis bietet.
Das vysoft RMS unterstützt Sie bei der Organisation von Meetings und deren Ausgestaltung. Über das Reservierungssystem können Sie die Raumbelegung, Bestuhlung, technische Ausstattung oder das Catering organisieren. Das Besuchermanagement informiert den Organisator und den Empfang über die zu erwartenden Gäste und deren Status. Die integrierten digitalen Türschilder und Foyer-Displays informieren und leiten Ihre Gäste und Mitarbeiter.
Beispielhafte Referenzen
Vorteile durch den Einsatz von vysoft RMS
Integrieren Sie die Raumverwaltung perfekt in Ihr Intranet. Im gleichen Look & Feel wie weitere Funktionalitäten, beispielsweise der Fuhrparkverwaltung, der Zeiterfassung, der Rechnungseingangsverwaltung oder beliebigen anderen vysoft Lösungen. Der Nutzen ist offensichtlich:
Räume auslasten, Kosten senken
Konflikte vermeiden, Aufwand reduzieren
Mitarbeiter und Gäste informieren
Catering und Technik organisieren
Vorort oder per Handy buchen
Wichtigste Funktionen der Software zur Raumverwaltung
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Graphische Belegungsübersicht
Strukturierte Darstellung der Räume sowie der Auslastung - in einer Tages-, Wochen, Monats- oder Listenansicht -
Konfigurierbare Raumreservierung
Gegliedertes Buchungs-Formular mit konfigurierbarem Genehmigungsverfahren -
Mehrsprachig
Im Standard deutsch und englisch -
Organisations- und rollenspezifisches Berechtigungskonzept
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Intelligente Raumsuche
Mittels Eingabeformular werden nur solche Räume selektiert, die bestimmten Kriterien genügen (z.B.: Kapazität, Bestuhlung, Ausstattungsoptionen) und verfügbar sind -
Serien- oder Alternativtermine
Bei der Buchung wird die Raumverfügbarkeit der einzelnen Termine übersichtlich dargestellt -
Kopplung
Räume können einzeln oder im Verbund gebucht werden -
Bewirtung
Integrierte Organisation der Verpflegung - mit z.B. Email-Funktion an den verantwortlichen Caterer -
Vorlauf und Stornofristen
Konfigurierbare Vorlauf-/ Stornofristen für Dienstleister -
Besuchermanagement
Einladungen und den Empfang der Gäste arrangieren -
Abrechnungsfunktionalität
Raumnutzung und/oder Catering -
Bestuhlungsverwaltung
Mit Beauftragungsfunktion - inklusive z.B. Email-Funktion an die Raumtechnik -
Medien- und Technikausstattung
Optionale Technik einfach mit buchen -
Integriertes Dokumenten Management
Z.B. für die Ablage einer Agenda -
Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen
Per Email oder Aufgabenliste -
iCalendar Einladungen
Meeting-Teilnehmer erhalten eine Einladung standardisierten iCal-Datenformat (wird durch alle gängigen Mail-Clients unterstützt) -
Workflow & Aufgabenverwaltung
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Email Service
MS Outlook Integration -
MS Office Integration
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Umfangreiche Auswertungsfunktionalität
Z.B. zur Auslastung -
Flexibles Hosting
Die Anwendung kann im Intranet oder in der Cloud betrieben werden -
Single Sign On
Anbindung an das Unternehmensverzeichnis (Active Directory)
Wesentliche Aktivitäten, die unsere Software Lösung zur Raumverwaltung unterstützt
Räume buchen
Jede Art von Raumbuchung einfach und effizient durchführen. Die Kalenderansicht beinhaltet eine Tages-, Wochen-, Monats- oder Listen-Ansicht
Intelligente Raum-Suche
Nach Angabe von Wunschkriterien (z.B. Raumgröße, barrierefrei, Bestuhlungs- bzw. Ausstattungsvarianten) werden die passenden und verfügbaren Räume aufgelistet
Serientermine anlegen
Einfach nur den Zeitraum und die Wiederholungen spezifizieren, danach wird die Verfügbarkeit direkt ersichtlich
Standorte und Räume konfigurieren
Eine beliebige Anzahl von Standorten und Räumen konfigurieren, inklusive Kartenansicht
Kopplungsräume verwalten und belegen
Zwei oder mehrere Räume können als Kopplungsraum konfiguriert werden. Die Buchung eines Kopplungsraums berücksichtigt die Belegung der Bestandteile und umgekehrt
Teilnehmer einladen
Interne oder externe Gäste einladen. Die Einladungen werden mittels standardisiertem iCalendar Format versendet, der Teilnehmerstatus ist jederzeit nachvollziehbar
Catering organisieren
Die Verpflegung der Gäste organisieren, aus mehreren Bewirtungsoptionen auswählen. Die Kommunikation mit dem Caterer/ der Kantine erfolgt automatisch
Buchungen genehmigen
Konfigurierbare Genehmigungsverfahren z.B. im Falle von kostenpflichtigen externen Räumen oder Catering
Technik managen
Die Bestuhlung oder optionale Technik bestellen
Video oder Web-Konferenzen einrichten
Informationen zur Video- oder Webkonferenzen integriert im Kontext der Einladung versenden
Raum - und Foyer-Beschilderung festlegen
Gäste und Mitarbeiter leiten. Unsere Touch-Displays können viel mehr als nur digitale Raumbeschilderung
Räume per Handy oder digitalem Türschild buchen
Reservierungen sichten. Neue Reservierungen mithilfe des Handys oder direkt per digitalem Türschild buchen
Türen öffnen
Türen per RFID-Karte oder per QR-Tag öffnen. In Kombination mit unseren elektronischen Türschildern ist alles möglich
Check-In
Anmeldung zu einer Besprechung Vorort durchführen und dadurch die tatsächliche Auslastung protokollieren
Auswertungen erstellen
Raumauslastung, Kosten je Abteilung, Buchungen im Zeitraum, etc. Standardisiert oder Ad hoc
Weitergehende Informationen zur Raumverwaltung
Allgemeine weiterführende Informationen
Haben wir Ihr Interesse geweckt?